|
⑵ 获得检索途径
档案部门针对不同利用者对大量原始文献的检索需求，编制出各类揭示和介绍本馆档案内容和成分、指明存储线索的查询途径与方法。这些方法按照其编制手段主要分为三种方式：档案目录、文件索引、馆藏指南。
上述三种方式以其不同的划分范围又区分为三个类型：以全宗或部分档案检索为对象、以全部馆藏或部分馆藏为对象、以一定专题为对象而展开。在具体的检索过程中，不同的标准划分又形成检索方式在具体表现形式和种类上的多样化。以档案目录为例：可按照排检要求划分为分类目录和主题目录，可按照密级规定划分为绝密、机密、内部、开放档案目录，可按照检索手段分为手工检、机检目录等。
在上述三种基本的检索方式之外，还有一个不可忽视的途径，就是在大型档案馆内所设置的专业图书馆或资料室。围绕本馆档案工作的展开，各馆同时还收集与保管与本馆业务密切相关的各类图书与资料，用以补充在档案利用过程中出现的空白。如：国家档案馆分别在其馆内设置图书资料馆、室。有些国家机关档案部门在行政体制上就将档案与资料合为一体，如：司法部档案资料处、民政部档案资料馆、高中级法院设置的档案资料科、室，在入藏档案的同时又兼有收集其他种类专业文献的功能。在这些专门的图书馆中包含有大量档案部门公开或内部出版的档案文献编撰成果和专业档案刊物。对档案利用者来说，这些成果在获取检索方式上具有最佳利用价值的导向性。据有关部门统计1989年至1992年间，全国各级各类档案部门公开出版的档案编纂资料总数达30626种，其中中央所属机关和省级所属机关档案部门独立编纂成果达13753种。除此之外，全国档案部门编辑出版的《档案学研究》《党的文献》《历史档案》《民国档案》《北京档案》《山西革命根据地》《贵州档案史料》《解放军档案》等60余种全国性档案专业连续出版物，均设有专栏介绍本馆、本地区卷宗概况和编纂动态与研究；还有诸如像国内出版的4000余种档案书刊资料的权威性工具书《中国档案文献词典》等大型工具性图书。这些都是检索者应重视利用的检索信息源。档案编辑研究工作目前以成为各级档案部门向社会大量提供文献服务的最佳方式；但是由于种种原因，这些成果还并未被广大利用者所重视，许多成果未能被图书馆或信息机构所及时收入和介绍。
⑶ 基本检索工具
目前各类档案馆、室中普遍使用的检索工具为卡片式和书本式两类目录体系，其检索方式如下：
卡片式检索工具。按照不同检索需要主要有：⑴分类卡片目录：以文件内容和形式特征为依据按照著录标准将档案著录在卡片上，然后打破原全宗界限和宗内分类系统，以《中国档案分类法》进行分类排列。⑵全宗文件卡片目录：将全宗内容保留的文件按内容或特征著录在卡片上，然后按《档分法》进行逻辑排列。⑶专题卡片目录：将全部档案中某一专题的文件汇集起来，打破全宗限制，按类、项、问题、时期的顺序编排起来。⑷主题卡片目录：以文件或案卷所反映上述内容和特征为依据，用《中国档案主题词表》的主题词标引著录卡片，按主题词字顺编排而成。⑸人名卡片目录：将档案内容所涉及到的人名著录、编排而成，分为综合性与专题性人名卡片。⑹重要文件卡片：将全宗内容涉及到的重要文件按照类、项、题名、责任者、形成时间、档号的规范著录要求注录在卡片上，再依照一定规格顺序编排起来。
|
