6. 大部分高校都没有把电子档案的归档纳入到所开发的办公平台（学校各种管理系统）之中，不能够保证电子档案形成过程的记录--源代码或日志等与定稿的同时归档，严重威胁办公自动化条件下产生电子档案的原始记录性、完整系统性和学校各种信息的真实有效性。
7.许多高校的馆（室）藏档案的数字化加工工作开展得不好，特别是多媒体档案的数字化加工工作开展得很少，个别高校根本没有配备档案现代化管理所必须的设备和管理软件。
8. 除极少数高校外，全宗卷的整理普遍不完整、不规范。特别是高职高专院校大部分是由多所中专学校合并，全宗的划分相对比较复杂，而难以准确进行全宗卷的整理。
（三）存在问题的原因
1. 一些高校的各级领导，特别是主要领导还没有真正认识到学校档案“对历史负责、为现实服务、替未来着想” 的重大意义，没有完全理解教育部第27号令各条款的深刻含义，更没有体会高校档案与档案工作对学校各项工作的重要作用。因此，在组织领导、机构和岗位设置、经费和条件保障等方面不能给以足够的重视和支持。
2. 一些高校的专职档案工作人员业务不强，既不能掌握档案管理方面的法律、法规、标准、规范和要求，更不能完全领会其实质，同时也不了解本学校各项工作的方式、方法和工作流程等，无法建立健全适合本学校实际、具有可操作性的档案管理规章制度，更无法开展规范化的档案管理工作。
3. 一些高校的基层单位没有意识到自身工作在学校档案工作中重要作用，没有理解学校的档案全部都是在学校各项工作的过程中形成的，既包括工作需要贯彻执行文件，也包括根据工作需要形成的文件和记录。没有各单位的工作，高校就不能生存，也就不会产生任何档案。这种状况必然导致学校档案的不完整、不系统，甚至不规范。必然导致部门立卷制度难以落实。
三、本次检查的意义和收获
本次检查工作，在省教育厅的正确领导和严谨的组织协调下，在各被检高校全力配合下，在检查组全体成员的不懈努力下，圆满地完成了预期的各项工作，意义重大、收获明显，主要体现在：
1. 充分体现了黑龙江省教育厅贯彻落实教育部第27号令，认真履行主管本行政区域内高校档案工作的职责，有效地促进了全省高校档案工作的科学、规范、全面、协调和可持续发展。
2. 各被检高校高度重视本次检查工作，许多学校收到检查通知后立即组织有关人员对照标准进行自检自查，发现问题及时解决。有的学校前购置了档案管理专用软件，添置了必要的设备，甚至调整了档案用房；还有的学校结合自身情况及时调整或升格了档案工作机构，特别是有的民办高校也建立了档案馆；一些学校的领导带领有关人员反复对照标准查找和解决问题，并向检查组提供完整翔实的支撑材料，极大地提高了检查工作的效率。
3. 检查组在检查过程中随时随地与被检高校的各级领导和档案工作人员进行交流，宣传档案在学校各项工作中的重要作用，介绍档案工作的意义、档案工作的方法和档案工作的要求。有时，检查还会深入一些高校的档案形成部门了解情况，宣讲档案归档的好处和部门立卷的目的。针对被检单位存在的问题，结合被检单位实际提出改进的意见和建议，并详细地进行解读。通过这些做法使各被检单位既明白今后应该做什么、知道怎么做，更知道为什么要这么做，收到了被检单位的普遍欢迎。
