第六条 建设指挥机构要将档案工作作为造林工作的一项重要任务，纳入工作程序，确定档案工作的分管领导、主管部门和专兼职档案员，形成层级清晰、职责明确的档案工作组织管理体系，保证本单位本地区所承担的平原造林档案工作规范有序地进行。
第七条 建设指挥机构应当履行下列平原造林档案管理工作职责：
（一）贯彻执行档案管理的有关政策法规；
（二）及时积累、归档平原造林有关文件材料；
（三）负责平原造林档案的收集、整理、保管、利用和移交工作。
第八条 平原造林档案管理人员要保持相对稳定，在工作调离前，必须办理平原造林档案移交手续。未按要求归档或移交的及造成档案损毁的，要追究当事人的相关责任。
第三章 整理归档
第九条 平原造林档案包括文书档案、建设项目档案、会计档案、录音、录像、照片（主要是数码照片）档案等。建设指挥机构按照《北京市平原地区造林工程建设活动归档文件主要内容》的要求（见附件），将反映平原造林工程建设活动且具有查考利用价值的所有相关材料收集齐全。
第十条 平原造林文书档案一般按照《文书档案案卷格式》、《北京市实施〈归档文件整理规则〉细则》等标准和规定进行整理；平原造林建设项目档案一般按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》及本市相关地方标准的要求进行整理；平原造林工程建设工作中形成的会计核算材料按照《
会计档案管理办法》的要求进行整理；平原造林工程建设工作中形成的录音、录像、照片档案、电子文件等按照《照片档案管理规范》、《北京市数码照片归档与管理办法》、《电子文件归档与管理规范》等相应标准、规定进行整理。
第十一条 平原造林工程建设工作中形成的文件材料一般永久保存。
第四章 保管、移交及利用
第十二条 各建设指挥机构要配备档案专柜及相应的设施设备，符合防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染的要求。要定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。
第十三条 各区县建设指挥机构形成的平原造林档案在平原造林工程建设检查验收工作结束后6个月内，整体向本区县档案馆移交；市各建设指挥机构形成的平原造林档案，应于活动结束后6个月内，整体向市档案馆移交。凡是未完成文件归档工作的人员，未完成档案移交工作的主管部门负责人及档案人员不得提前撤离工作岗位。
