第六条 有关处室（单位）应积极配合厅电子政务中心做好视频会议召开的相关工作。视频会议因故推迟或取消，应及时告知厅电子政务中心和有关参会单位。
第七条 各市教育局和高校可根据工作需要和条件，向省教育厅办公室申请设立本地视频会议系统或分会场，采购的设备要与全省教育网络视频会议系统主控设备兼容，确保视频会议系统的整体稳定性和可靠性。
第八条 接入视频会议系统的单位要加强对分会场的管理。要明确一个部门具体负责视频会议系统的建设与管理，要安排专人负责视频会议系统设备的保障与维护工作。
第九条 各分会场需给视频会议终端配置固定的IP地址，并针对会议终端IP地址做好QOS保障，开放相应的访问端口，确保视频会议召开所需的网络带宽。会议终端设置确定后，不得随意更改。确因网络调整需要更改，需及时与省教育网络视频会议系统管理人员联系，以便更新主控设备上的设置。
第十条 分会场视频会议系统操作人员和网络技术人员应严格按照视频会议系统操作规范和会议通知要求做好保障工作。
（一）各分会场收到通知后，应及时安排专人负责分会场的布置，并落实会议系统操作人员和网络技术人员。
（二）各分会场应全程参与视频会议系统的联调测试。联调测试时，由主会场播放图像和声音，分会场应及时观察收到的图像和声音，如有问题应及时排查网络或设备故障，并保持与主会场的联系。
（三）视频会议系统操作人员和网络技术人员应在会议正式开始前一小时到岗，会议终端及其它相关设备也同时进入就绪状态。
（四）各分会场参会人员应当着装整齐，不得随意走动和交谈，不得吸烟。
（五）会议期间，视频会议系统操作人员和网络技术人员需坚守岗位，无关人员一律不得进入设备操作区。主会场负责视频会议系统主干网络的通畅，及时切换主会场的画面。分会场应确保本单位内部网络的通畅，并实时监控设备运行状况，及时调整摄像头位置，保持与主会场的联系。
（六）分会场设备或网络出现故障，应及时进行排除。如暂时无法解决，会后主会场技术人员在征得相关部门同意可为其提供会议录像资料。
（七）会议结束后，由主会场统一终断会议连接，各分会场应及时关闭会议终端和其它设备。
