领导小组下设办公室，设在市城市规划局，由市城市规划局局长任办公室主任，市城市规划局主管业务副局长任办公室常务副主任，具体承担领导小组日常事务工作。
（二）实行会议联审制。
总体规划、专题研究（专项规划）编制阶段，总体规划编制工作领导小组办公室将根据项目进度安排，组织相关部门召开各阶段规划成果的技术协调会，就主要技术问题、规划内容以及与其他规划的衔接问题等进行研究、审定。工作阶段性成果与重大战略问题按工作进度提请总体规划编制工作领导小组审议审定。
（三）建立专家咨询与公众参与机制。
邀请国内著名专家组成总体规划编制专家咨询组，实现专家领衔，确保规划的科学性。涉及城市发展的重大策略问题采用专题研究方式，由相关领域的资深专家领衔担任专题负责人。专题研究、纲要和成果的编制均采用专家评审的方式，确保政府决策的科学性。
在总体规划报送审批前，充分利用新闻媒体、网络等手段，采用公众问卷调查、座谈、咨询、交流、公示等方式，广泛征求社会组织、企业、个人等各方意见，促进公众对规划修编的参与。
七、责任分工
各成员单位结合自身职能，提供相关现状资料和规划成果，协助完成专题研究（专项规划）工作，共同参与城市总体发展战略、规划纲要、规划成果及其实施政策的制定，并配合总体规划和各专项规划报审协调工作。
市城市规划局：负责总体规划编制的组织、协调、审查、报批、宣传等各项具体工作。
市交通运输局：负责提供公路、水路、港口、地方铁路等交通现状及发展规划；参与城市总体发展战略、规划纲要、规划成果及其实施政策的制定；协助开展综合交通专题研究（专项规划）和总体规划上报审批过程中与上级交通部门的协调工作。
湛江机场公司：负责提供机场现状资料及发展规划；参与城市总体发展战略、规划纲要、规划成果及其实施政策的制定；协助开展综合交通（机场）专题研究工作。
市委政策研究室：负责提供关于市委重大问题的研究报告及政策文件；参与城市总体发展战略、规划纲要、规划成果及其实施政策的制定；协助开展城镇体系、村庄发展等专题研究（专项规划）工作。
市城市综合管理局：负责提供我市城市绿化系统的基础资料和各专项发展规划；参与城市总体发展战略、规划纲要、规划成果及其实施政策的制定；协助开展给水、排水、燃气、绿地系统、河湖水系等专题研究（专项规划）工作；负责提供环卫事业及环卫设施发展的现状基础资料和发展规划；协助开展环卫设施布局专题研究（专项规划）工作。
