山西省住房和城乡建设厅关于进一步加强档案管理工作的通知
（晋建办字[2011]352号）
各市住房和城乡建设局（建委、管委）、规划局、房地局、园林局、环卫局、执法局、住房公积金中心：
档案管理是行政管理的一项基础性工作，是规范管理各项工作的前提和基础。为了认真落实国家档案局《
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）的各项规定，进一步加强档案管理工作，逐步实现全系统档案工作制度化、程序化、规范化，现将有关事项通知如下：
一、认真做好文件材料归档工作
要把加强档案管理工作摆上重要议事日程，切实加强对档案管理工作的领导。对已经完成本单位文件材料归档范围及文书档案保管期限表的编制并报同级档案管理部门审批，对下属单位编制的文件材料归档范围及文书档案保管期限表进行审批，并报同级档案管理部门备案的，要认真开展一次回头看，进一步整改完善；对没有完成上述工作的，要尽快完成。对已形成尚未归档的文件材料认真收集归档，对过去已经形成的档案要按照审批后的归档范围及保管期限进行价值鉴定。
二、尽快实现档案管理达标升级
要认真研究制定本部门档案管理的规章制度，调整充实专（兼）职档案管理人员并聘请专业档案管理人员对其进行业务培训，健全完善档案库房的基础设施，配齐必要的硬件设施，保障档案管理专项经费，有条件的要使用档案管理专业软件对部门档案进行专业化管理，使本部门的档案管理工作于明年底前达到国家规定的三级以上标准。定级、晋级满五年的单位要积极向同级档案管理部门申请复检。
三、切实加强档案实体安全管理
要建立健全档案实体安全管理制度，大力加强安全教育，确保档案安全万无一失。一是要建立和落实档案实体安全管理责任制度，对档案库房实行专人管理，禁止在库房内办公，档案原件不得出馆。二是要建立和落实档案实体清点制度，每年对馆藏档案进行一次清点登记，对特别重要珍贵的档案要逐件进行清点、核实、做好记录。三是要建立和落实档案库房安全检查制度，加强日常巡查，做好记录，保障各项安全管理措施落实到位。四是要建立报告制度，一旦发生档案实体重大安全责任事故，必须第一时间向地方党委、主管部门和我厅档案管理部门报告，对隐瞒不报或迟报事故造成重大损失的，我厅将会同有关部门进行责任追究。
