巴音郭楞蒙古自治州人民政府办公室关于做好州人民政府机构改革相关部门档案整理与归属工作的通知
（巴政办发[2012]6号）
州人民政府各部门、单位：
根据自治州人民政府机构改革工作的总体部署，今年一季度全面完成相关部门机构改革工作，为确保部门档案资料的完整与安全，现将有关事宜通知如下：
一、档案资料处理原则
（一）机构改革中撤并单位的各类档案资料（文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、印章及相关资料），应全部移交州档案馆。在未办理完移交手续前该单位档案管理人员不得离岗和调换岗位，没有州档案馆的移交档案证明，组织人事部门不能办理调离和退休手续。
（二）撤并单位的业务分别划归几个单位的，其档案资料不得分散，仍由原单位负责整理后向州档案馆移交。
（三）一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个新的单位，其原单位档案资料要全部整理归档后，移交给合并后的单位统一管理或直接向州档案馆移交。
（四）一个单位的一部分业务或者其中某部门划归另一单位，其档案资料应整理归档后留在原单位；确因工作需要，可以借阅或复制。
（五）各临时机构在撤销时，其档案资料必须全部经过系统整理归档后，向主管部门或州档案馆移交。
（六）单位撤销或合并时，未处理完毕的业务和文件材料，可以移交给新的单位继续处理，并作为新单位档案加以保存。
（七）任何个人都不得将单位的各类档案资料（纸质和电子等）据为己有和私自带走或销毁，必须按规定办理移交和清交手续后由档案管理人员立卷归档。
二、档案资料移交具体要求
（一）要对应移交的案卷进行严格的质量检查，对不符合要求的案卷，应进行调整、加工、技术处理。
（二）在鉴定、调整、加工案卷过程中发现有未归档的文件材料时，应及时收集补充。
（三）对案卷中使用复写纸、圆珠笔、铅笔、红笔等不耐久材料书写的文件、报表等，属永久、30年保存的都必须复制（并加盖公章），否则州档案馆不予接收。
（四）与档案同时移交的检索工具有：卷级管理的档案案卷目录一式两份，全引目录一式两份；件级管理的档案归档文件目录一式两份，电子版目录（永久、30年）一份；分类方案、各门类档案保管期限表；全宗介绍、大事记各一份。
