会议发起单位应提前3个以上工作日通过“国土资源视频会议服务系统”填报《国土资源视频会议申请表》（见附表1），打印并加盖公章后，传真至国土资源宣传教育中心。得到确认后，发起单位应提前1个以上工作日将会议通知（包括电子版）抄送国土资源宣传教育中心。
如会议需国土资源厅机关有关处（室）参加，并使用厅机关视频会议室，发起单位应在申请表中加以说明，参会处（室）按本办法第五条预订会议室。
第七条 会前准备注意事项：
（一）各参会单位在接到会议通知后，应在“国土资源视频会议服务系统”中查询系统联调的时间安排及有关要求，准时参加联调。联调时，各系统管理员应按照《国土资源视频会议系统调试情况记录表》的检查项目（见附表2），逐项检查系统状况。
（二）会议开始前1小时，各参会单位的系统管理员应到达工作岗位开始值机。
（三）如召开紧急会议，各参会单位系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立即开始值机。
第八条 会议期间注意事项：
（一）各参会单位应在会场的明显位置设置本单位的名称标牌，主要领导要设置桌签，重要会议还应在会场悬挂会标，标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰；
（二）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应；
（三）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面；
（四）不得随意播放与会议无关的音视频信息；
（五）各分会场不发言时，应将话筒调至静音状态；
（六）参会人员应面对摄像头，保持坐姿端正；
（七）参会人员应关闭手机或把手机置于震动状态；
（八）会场内禁止吸烟等。
第九条 会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员应尽快予以排除，并避免影响主会场会议的正常进行。系统管理员在会后应详细记录故障处理情况。
第十条 会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。
第十一条 会议结束当天，各参会单位系统管理员应及时通过“国土资源视频会议服务系统”填写《国土资源视频会议系统使用情况登记表》（见附表3），以便准确掌握情况，加强对视频会议系统的管理。会议的录音、录像资料应妥善保存。
