附件3：
厦门市社会保险业务档案整理规程
一、分类
厦门市社会保险业务档案以卷为单位整理，采用“年度-业务环节”分类方法，在区分社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类九大类的基础上，每一类产生的文件材料再按二级类目逐一分类归档，具体分类方案见《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表》。
二、组卷
（一）社会保险管理类文件材料：同一年度内，区分保管期限，区分二级类目，按事由相对集中，将每个参保单位（或个人）的文件材料组成一“件”（即在卷内目录中体现一条目录），按办理时间顺序排列将若干“件”组合成卷，一般以“月”或“季”或“年”为单位组卷。
（二）社会保险费征缴类文件材料：同上。
（三）养老、医疗、失业、工伤、生育保险待遇类文件材料：同上。
（四）社会保险业务统计报表类文件材料：同一年度内，区分保管期限，区分二级类目，将一年中形成的文件材料组成一卷或若干卷。
（五）社会保险稽核监管类文件材料：区分稽核项目，一个稽核项目的文件材料组成一卷或若干卷，不同稽核项目的文件材料不得归为一卷。
不同年度（除社会保险稽核监管类跨年度稽核项目外）、不同类别、不同保管期限的业务文件材料，不得混合组卷。
三、卷内文件排列
（一）社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老、医疗、失业、工伤、生育保险待遇类案卷卷内文件材料按办理时间顺序排列。
（二）社会保险业务统计报表类案卷卷内文件材料按文件材料形成时间顺序排列。
（三）社会保险稽核监管类案卷卷内文件材料按结论性文件材料在前，依据性文件材料在后的顺序排列。
四、页号及案卷编号
卷内文件材料有书写内容的页面均应编制页号，单面书写的业务材料在其右上角编写页号；双面书写的业务材料，正面的在右上角、背面的在左上角编写页号。卷内目录和备考表不编写页号。
案卷应进行排列编号，不同年度、不同类别、不同保管期限的社会保险业务档案按照时间顺序排列，在最低一级类目下，从“1”开始逐卷编制案卷流水号。即相同年度、相同类别、相同保管期限的案卷编制一个案卷流水号。如：2009年，社会保险管理类的案卷，保管期限为永久有3卷，案卷号从“1”开始编至“3”，保管期限为100年的，有10卷，案卷号从“1”开始编至“10”；养老保险待遇类的案卷，保管期限为永久的有7卷，案卷号从“1”开始编至“7”；保管期限为50年的有15卷，案卷号从“1”开始编至“15”，以此类推。
五、编制卷内目录
卷内目录放在每卷实体档案之首，其项目包括序号、姓名、单位、事项、日期、页号、备注。卷内目录以“件”为单位著录，具体格式见图1。
六、填写案卷封面与卷脊
案卷封面格式见图5，填写案卷封面应采用耐久性字迹材料，可用碳素墨水笔书写或激光打印机打印，字迹要工整、清晰。
（一）案卷封面
1、全宗名称
全宗名称填写立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称。
2、案卷题名
案卷题名即案卷标题，一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容等。文字应力求简练、明确。案卷题名格式如下：
（1）社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老、医疗、失业、工伤、生育保险待遇类案卷
责任者＋“关于”＋时间＋材料名称
例：厦门市社保中心关于2009年1月个人医疗保险报销待遇核定材料
（2）社会保险业务统计报表类
责任者＋时间＋类目名称＋业务统计报表
例：厦门市社保中心2009年社会保险基金年度预算表
（3）社会保险稽核监管类
责任者＋“关于”＋时间（跨年度稽核可不加时间）＋稽查项目名称
例：厦门市社保中心关于2009年社会保险监察材料
3、类目名称
类目名称填写《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表》中的一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
4、立卷部门：填写负责整理组卷的部门名称。
5、年度：填写卷内文件所属的年度，卷内文件有跨年度的，填写最后办结年度。
6、页数：填写案卷的总页数。
7、保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
8、档号：填写按档号编制规则编制的该案卷档号，由立卷人填写。
档号格式：全宗号-年度-保管期限代码＋档案类别代码-案卷号。
保管期限代码分别为：Y（永久）H（100年）C（50年）Z（30年）D（10年）；档案类别代码分别为：gl（社会保险管理类）、zj（社会保险费征缴类）、yl（养老保险待遇类）、yb（医疗保险待遇类）、sb（失业保险待遇类）、gs（工伤保险待遇类）、sy（生育保险待遇类）、tj（社会保险业务统计报表类）、jh（社会保险稽核监管类）。
例：B139·2009·Hgl-3，表示某单位2009年保管期限为100年的社会保险管理类业务档案第3号案卷。
9、全宗号：档案馆指定给立档单位的编号，暂不填写。
10、目录号：案卷目录的流水编号，暂不填写。
11、案卷号：该案卷排列的顺序号，暂不填写。
（二）卷脊
卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、类别、保管期限、档号、案卷号，其填写方法如案卷封面同一项目，具体格式见图6。
七、填写卷内备考表
备考表放在卷内所有文件之后，其项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷时间，具体格式见图3。
（一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
（二）立卷人：由责任立卷者签名。
（三）检查人：由案卷质量审核者签名。
（四）立卷时间：填写立卷完成的日期。
八、装订
归档文件材料装订前要去掉金属物，采用三孔一线的方法左侧装订。文件装订时应取左、下侧对齐。
九、编制案卷目录
依据分类方案按照案卷的排列顺序编制案卷目录。案卷目录项目包括案卷号、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注，具体格式见图2。同一年度内，区分类别、区分保管期限，按案卷号顺序排列连同封面（见图4）装订成册。
十、装盒
使用软卷皮装订的案卷要区分年度、区分类别、区分保管期限按照案卷号顺序装入档案盒。档案盒封面、盒脊各项目可参照案卷封面、封脊同一项目填写方法填写，具体格式见图7、图8。
十一、档案上架排列
社会保险业务档案区分年度按照类别顺序摆放，各不同类别案卷中先按不同保管期限（永久、100年、50年、30年、10年）顺序、后按案卷流水号从上到下、从左到右的顺序排列上架。不同年度、不同类别、不同保管期限的案卷不得混合排列在一起。档案上架后，还应对各架（柜）编制架（柜）号，以方便查阅。
社会保险业务档案卷内目录
类别：
图2
社会保险业务档案案卷目录
类别：
