4.建档。各级工会建立救助对象档案，及时将救助情况录入归档。并将特困职工的救助信息录入全国工会帮扶工作管理软件。
第七章 “职工互助一日捐”活动资金的募集、留存、使用和审批
第十九条 “职工互助一日捐”活动实行基层为基础，县、市两级统筹的体制募集、管理和使用资金。
第二十条 “职工互助一日捐”活动以基层工会为单位募集资金，并按规定留存、上解。
基层工会所收捐款按工会组织隶属关系全部上解市总工会或县（市）、区总工会。各县（市）、区总工会按所收捐款总额的80%留存使用，并于每次捐款结束后至5月15日前，将所收捐款的20%按工会经费上解渠道上解市总工会。市总工会直属基层工会、产业工会所收捐款由市总工会统一管理使用。石家庄市捐款总额的4%由市总工会上解省总工会。
市级救助资金向各地各单位支付的特别重大救助资金，总额一般不超过各地各单位向市总上解资金总额的110%。
第八章 资金的管理与监督
第二十一条 县以上工会应当开立“职工互助一日捐”活动募集资金银行专户，专门核算管理此项资金及利息收入。
第二十二条 “职工互助一日捐”活动募集资金纳入各级工会财务账内统一核算，使用“代管经费”科目，下设“职工互助一日捐”，按缴款单位进行明细核算。
第二十三条 各县（市）、区总工会收取基层工会捐款资金统一开具《河北省捐款捐物专用收据》，并注明“职工互助一日捐捐款”。县以上工会购买收据费用从“行政支出-其他行政支出”中列支。
第二十四条 基层工会在接收职工捐款时须出具捐款收据，并加盖基层工会章或基层工会财务章。基层工会购买收据费用从“业务支出-其他业务费”列支。捐款收据要求使用三联单，捐款收据凭证联作为基层工会记账凭证的附件，存根联留基层工会备查，付款联交捐款职工保管。
市总工会直属基层工会接收职工捐款后，填写《石家庄市“职工互助一日捐”活动基层工会职工捐款登记表》一式两份，加盖公章后与电子版一并报送市总工会。市总工会收到后，经核实无误，加盖公章，基层工会和市总工会各留存一份作为记账凭证的附件，并将电子版报市总工会存档备案。
产业工会所属基层工会接收职工捐款后，填写《石家庄市“职工互助一日捐”活动基层工会职工捐款登记表》一式三份，加盖公章后与电子版一并报送所属产业工会。产业工会收到后，经核实无误，加盖公章，基层工会、产业工会、市总工会各留存一份，基层工会、市总工会将其作为记账凭证的附件，并将电子版报市总工会存档备案。
