（三）议题材料的印制
经审核通过的议题材料，主办部门应根据修改意见作进一步修改完善，规范印制，连同需要列席会议单位（通常为议题材料涉及的县区和部门）名单一同送市政府办公室文秘科，进入议题库。同时应报送发言时间在10分钟以内的书面汇报材料。文秘科应将议题入库情况定期报告秘书长、办公室主任和分管主任。
议题材料和汇报材料印制的要求：
1．纸张：A4幅面，正反面印刷，每页21行，每行28字。
2．字体：大标题为2号标宋；大标题下应用3号楷体标注汇报单位全称或规范化简称；第一层次小标题为3号黑体，正文为3号仿宋。
3．份数：50份＋需要列席会议单位数。
三、会务
市政府常务会议的会务由市政府办公室办理。
（一）印发会议通知。会议议题经市长审定后，由文秘科负责印发会议通知。会议通知以市政府常务会议议题的形式印制，其内容应包括会议召开的时间、地点、议题讨论顺序、议题汇报单位和列席单位等。会议通知一般应在会前1～2天发出，由文秘科通知各有关单位领取并履行签收手续。办公室各秘书科室负责提醒市长、副市长和副秘书长按时与会。
（二）做好会间服务。会务人员要提前20分钟进入会议室。行政科负责检查会场准备情况、茶水供应、待会人员临时休息地点以及会议期间安全保卫、消除干扰等工作，从严控制无关人员进入会场。会议结束后，会务人员最后离开会议室，检查收回会议文件、材料。
（三）分发议题材料。议题材料由文秘科负责分发，其中市长、副市长、秘书长、办公室主任的议题材料应于会前2个工作日送呈。其他列席人员的议题材料，应于会间分议题分发。
涉密的议题材料由文秘科在该议题讨论结束后收回。
（四）会议记录和整理印发会议纪要。
1．会议记录。会议记录人员应自始至终在场记录。会议记录一般要记发言人原话、原意，特别要记准记全会议中关键性的观点、数据、插话、不同意见和主持人的结论性意见。如当时未记录完整的，会后应采取适当方式核对和补记。
2．会议纪要。会议纪要一般应由记录人员在会后1个工作日内整理完毕，送办公室分管主任或主任审核后，呈市长签发。纪要签发后，要立即送印，并做好校对工作。纪要要准确反映会议精神，符合主持人结论性发言原意，做到观点鲜明，文字精炼，层次分明，条理清晰。对会议形成的重要决定或结论性意见，必须做到准确无误。
