天津市财政局关于规范我市政府采购档案管理工作的通知
（津财采〔2010〕18号）
各市级预算单位、各区县财政局、各政府采购代理机构：
为加强和规范政府采购当事人政府采购档案管理工作，有效保护和合理利用政府采购档案资源，根据《
中华人民共和国政府采购法》和《
中华人民共和国档案法》的有关规定，现就规范我市政府采购档案管理工作的有关事项通知如下：
一、总体要求
1.政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有考查、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式（载体）的历史记录，是反映政府采购当事人依法管理和实施政府采购活动的重要凭据。因此，政府采购各方当事人应对政府采购档案管理工作给予高度重视。
2.政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在管理和实施政府采购活动中形成的历史记录，都应归入政府采购档案管理，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
3.政府采购档案归档实行“谁组织、谁负责”的原则。政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构要加强政府采购档案管理，依法做好政府采购档案归集、整理、保管、使用和销毁工作，确保政府采购档案的安全完整和合理利用。
4.政府采购监督管理部门负责同级政府采购档案工作的指导、监督和检查，并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
二、政府采购档案的内容和范围
政府采购档案应包括各种采购方式所形成的历史记录。具体内容包括但不限于：
1.政府采购管理文件。包括政府采购立项、预算及批复文件、政府采购计划及审核等相关文件、核准采购进口产品的相关文件、非公开招标采购方式的申请及审批文件、政府采购方式变更的申请及审批文件、自行组织采购的申请及批复文件。
2.政府采购实施前期准备文件。包括委托代理采购协议书；采购文件及采购人确认记录；采购公告、资格预审公告及其变更事项记录（包括公告媒体上的原件及下载记录等）；专家咨询论证会记录；采购文件网上征求意见相关书函；获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；供应商资格审查情况记录；评审专家抽取情况记录；库外专家使用备案文件。
3.政府采购开标（含谈判、询价等方式）文件。包括供应商签到情况及递交采购文件情况记录；在递交采购文件截止前供应商对递交的采购文件进行补充、修改或撤回的记录；采购项目所需样品送达记录；接受供应商投标（谈判、询价等）情况记录；开标情况一览表；开标（谈判、询价等）过程中有关记录；项目废除、中止或终止的情况记录；其它需要记载的事项。
4.政府采购评审文件。包括评审专家签到表及现场监督人员签到表；采购人代表签到表及授权委托书；评审专家评审工作底稿等评审过程记录；供应商书面澄清记录；谈判、询价等采购方式供应商历次应答及报价记录；评审报告（包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单及说明）；经监督人员签字的现场监督审查记录；评审过程中其它需要记载的事项。
