2．负责参会单位、人员的组织和会场秩序管理；
3．负责会议会标制作与布置、会场座签摆放和茶水服务；
4．负责协调后勤中心布置会场环境。
（三）信息中心主要职责。
1．负责视频会议系统的调试、操作和技术保障；
2．负责视频会议网络和设备运行情况监控，以及应急处置；
3．负责视频会议电子数据存贮。
（四）后勤服务中心主要职责。
1．负责会场环境布置；
2．负责卫生保洁和其他后勤保障。
第七条 视频会议实行预约制度。
（一）会议预约。召开视频会议，应报请分管局领导批准，并向局办公室预约会议时间。会议预约通常应当提前一周进行，紧急会议可不受此预约时间限制，但应当尽可能提前预约。
（二）预约形式与内容。预约采取书面形式，应填写预约单（见附件）。预约内容包括会议时间、名称、模式、议程、参会单位、发言单位、拟用的视频会议室、是否使用双流同步演示、是否使用会议录像等信息，以便做好会议的相关准备工作。
（三）预约协调。两个以上会议预约时间发生冲突时，局办公室应及时将冲突情况分别告知会议承办单位，由承办单位协商后重新书面预约。
（四）预约审定。办公室根据会议承办单位预约和协商情况，在预约单上签署审定意见。会议承办单位应及时将审定后的预约单抄送信息中心。
第八条 会议承办单位草拟会议通知时，应当载明基层参会单位参与视频会议系统调试时间（一般为会议召开之日的前1天）、会议承办单位联系人和技术联系人及其电话等事项。会议通知应抄送信息中心。
第九条 会议开始前、进行中和结束时的工作。
（一）信息中心接到会议通知以后，应在会议召开之日前一天，组织基层各参会单位技术人员进行视频会议系统技术联调，确认并保障系统畅通有效。同时，针对会议具体情况和技术联调中发现的问题，做好技术保障应急预案。
（二）视频会议召开前1小时，技术人员检查网络运行情况，进行视频会议系统调试，并检查各分会场视频终端的上线情况及声像效果。会议开始前30分钟，视频会议系统应进入“临战”状态，各项技术配置参数保持到会议结束，严禁在会议期间随意改变配置参数，严禁无关人员进入控制室。
