三、填写好的文件按顺序放入带编号的文件夹中，填写传阅文件单，呈秘书长或办公室主任提出拟办意见。
四、取回呈送秘书长或办公室主任批示的文件，按拟办意见分别呈送市长、副市长阅知、阅示或签阅；阅示件由市长、副市长提出明确的办理意见。
五、市长、副市长签署意见后，有关重要文件将文件交回机要室。
六、秘书科将传回的文件进行核对，无误后销单。同时，按市领导的批示及时填写发文单，通知相关单位取回文件。机关单位认真办理批示意见，重大事项，呈办单位及时反馈办理结果。
七、文件按市领导批示全部传阅办理后，进行分类归档。
八、第二年度初，对上一年度的所有机要件进行整理、打印文件目录，填写机要文件移交清单，交档案室归档。
市政府领导公休日节假日值班制度
为进一步加强市政府值班工作，推进市政府值班工作制度化、规范化，确保公休日、节假日期间政府各种紧急公务和重大突发事件迅速有效处置，特制定本制度。
一、市政府领导值班主要由市长、副市长、市长助理负责，负责值班的正、副秘书长，政府办领导协助实施。
二、市政府领导值班按照双休日、节假日分别轮流进行，双休日值2天（48小时），法定节假日值1天（24小时）。
三、市政府领导值班期间主要负责处理以下问题：
（一）协调、处理各类突发公共事件和需市政府统一协调的重大事项；
（二）负责检查、指导值班期间各县（市、区）政府和市直各有关单位的值班工作；
（三）负责接待需市政府出面的来安的上级领导和重要来宾；
（四）负责处理值班期间其他有关事项。
四、市领导值班期间要注意坚守工作岗位，保持联络畅通，确因特殊原因不能值班，要提前向主要领导请假，待接班领导到位后方可离安。要坚持交接班制度，做好值班期间有关事项的衔接交办工作，保证值班工作正常、有序进行，保持政府工作连续、高效运转。
