①按查询人提供的房屋坐落或权属证书编号无法查询的；
②要求查询的房屋尚未进行权属登记的；
③要求查询的事项、资料不存在的。
（二）对外限制利用范围
根据
建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》、《
城市房地产权属档案管理办法》（建设部101号令）相关规定，部分建国前后和“文革”时期的历史档案对外限制利用：
1、1985年厦门市城镇住房情况分幢（户）普查表、1976年厦门市房屋清查情况记载表：可查阅、复印。因是普查性质，不能作为所有权证明，不对外出具证明。
2、1950年厦门市地价册、房地产总归户册：因其为统计表式，涉及户名较多，为保护他人隐私，不宜对外公开。
3、私房改造案、房地产总归户卡、房屋信（退）托案、落实私房（侨房）政策案：对外部分限制提供利用，对外可以利用复印“落实政策通知书”、“退托通知书”，出具证明。
4、建国前后土地房屋所有权登记申请书，不对外提供利用。
5、英制图、市中心区户地原图。
（三）局系统人员利用
1、阅览
（1）已确权土地房屋档案信息资料。
（2）建国前后房地产历史档案：1953年房地产调查登记表、1985年城镇住房情况分幢（户）普查表、1964年房地产清查情况登记表、1976年房屋清查情况记载表、户地原图；
建国前后土地房屋所有权申请书、1960年房改案、信托案、房产契证等只限房地产权籍管理处、房政管理处、市房地产交易权籍登记中心、市公房管理中心等专门人员利用。
2、复制
局系统人员利用档案信息资料应按规定进行登记，复制的档案信息资料要逐页加盖专用的复印章。
（1）已确权土地房屋档案信息资料。
（2）1953年房地产调查登记表、1985年城镇住房情况分幢（户）普查表、1976年房屋清查情况登记表。
（3）1960年私房改造案、房屋信（退）托案、落实私房（侨房）政策案、1964年房地产清查情况登记表、房地产总归户卡：只限房地产权籍管理处、房政管理处、市公房管理中心、市房地产交易权籍登记中心，处理退改、权属争议等事务和相关信访、案件的经办人利用，但复印的材料应加盖复印章，并注明用途。
