（二）报送要求。各部门（单位）在向同级档案部门报送已公开现行文件时，需提供报送说明和文件目录，并履行交接手续。报送文件时，一并提交纸质文件及电子文本，并视情提供重要文件的背景资料和数据。所报送的文件废止时，应及时以书面形式告知同级档案部门。
（三）报送时限。各部门（单位）自接到本《意见》之日起，2000年1月1日以后形成的已公开现行文件和有关出版物向同级档案（局）馆报送。本《意见》施行后，各部门（单位）要在已公开现行文件印发和出版物发行10日内，向同级档案（局）馆报送。
（四）报送职责。各级档案部门是《
中华人民共和国政府信息公开条例》中明确规定的信息公开场所，要加强对有关部门（单位）的协调指导，加大信息资源收集、整合力度。要通过健全和完善已公开现行文件利用登记制度，加强已公开现行文件利用统计等方式，了解公众的需求导向，不断改进收集方式，扩大收集范围，最大限度地满足人民群众对相关信息的需求。各地、各有关部门（单位）要严格按照《
中华人民共和国政府信息公开条例》和《自治区党委关于进一步推进党务公开的意见》要求，从满足广大人民群众的利用需求出发，在不违反保密规定的前提下，按照可公开的必须公开，该保密的必须保密和“谁发文、谁负责”的原则，认真划定本部门单位已公开现行文件的报送范围和报送内容，及时与同级档案部门联系沟通，做好已公开现行文件报送工作。各有关部门（单位）要明确一名领导同志分管已公开现行文件的审核、报送工作．要确定专人具体负责已公开现行文件的收集、鉴定、整理、移交工作。
三、切实做好已公开现行文件的管理、利用和宣传工作
各级档案部门要按照“方便保管、便于利用”的原则，主动与当地政务服务中心联系，选好工作场所，配备必要的设备；将已公开现行文件利用工作与档案信息化建设结合起来，坚持“利用优先，分步实施”的原则，有序推进已公开现行文件数字化进程，逐步推进全文信息采集、全息存储、网上查询等服务工作；及时向同级党委、政府汇报已公开现行文件利用情况，定期分析群众关心的热点问题，为领导决策提供参考；加快研究建立已公开现行文件利用工作与馆藏档案各类涉及人民群众切身利益利用工作相互补充机制，探索档案馆信息资源利用服务的新途径、新方法。
各地、各有关部门要利用报刊、电视、广播、网络等媒体通过印发“便民服务卡”、“已公开现行文件利用中心”服务指南，在街道、社区和乡镇设置固定宣传栏，制作相关公益广告等方式，广泛宣传已公开现行文件提供利用工作，使更多的群众了解已公开现行文件提供利用工作，了解党务、政务公开工作，引导群众正确行使知情权。
