公务员局行文参照本办法执行，具体办法可另行规定。
（四）我厅制发的上行文应注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人姓名和联系方式。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号，一般不用标点符号。
（六）主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称、统称。
（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（八）我厅公文应当标注主题词。原则上按照《国务院主题词表》和省人民政府、人力资源社会保障的要求标注。
（九）抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
（十）我厅公文的成文日期以签发人、签发日期为准。与其他部门联合行文，以最后签发部门负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。以厅名义发文，加盖厅印章；以厅党组名义发文，加盖厅党组印章；以办公室名义发文，加盖办公室印章；以处室名义发函加盖处室印章。由我厅主办并与其他部门联合上报的公文，只加盖我厅印章；由我厅主办并与其他部门联合下发的公文，应加盖各部门印章。
（十二）我厅公文涉及国家秘密的，应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（十三）我厅制发的紧急公文应根据紧急程度标明“特急”或“紧急”。其中电报应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（十四）公文如有其他说明的事项，应当加括号标注。
（十五）我厅公文制发的纸张、印刷要求和要素排列顺序、标识规则，按照《国家行政机关公文格式》执行。
第五章 发文办理
第十七条 以厅名义或者办公室名义行文，由相关处室、局单位负责公文草拟。涉及其他处室、局、单位业务的，应主动协商，取得一致意见；如有分歧，由分管领导出面协调；仍不能取得一致的，公文草拟处室、单位应列明各方理据，提出建设性意见，送交办公室，按规定程序报请厅长或者提交厅务会议协调、决定。
第十八条 公文草拟完毕后，应填写《山西省人力资源和社会保障厅发文稿纸》，经处室、局、单位主要负责人签字后，送交办公室审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定等。审核同意后，由办公室专人按规定呈送厅长、副厅长签发。
（一）以厅党组名义行文，由党组书记签发。
（二）以厅名义制发的上行文，由厅长或主持工作的副厅长签发；其他部门会签我厅制发的上行文，由厅长或主持工作的副厅长审阅后，分管副厅长签发。
（三）向省委、省人民政府、人力资源和社会保障部的报告、请示，经分管厅领导审核后，由厅长或主持工作的副厅长签发。
（四）以厅名义制发的下行文或平行文，由厅长或分管副厅长签发。其中，涉及其他厅领导分管工作的，须经有关厅领导审核。
（五）以厅办公室名义行文，报相关厅领导审批后下发；具体事务性文件，由办公室负责人签发。
（六）以处室名义发函，由处室负责人签发。
第十九条 在公文正式印制之前，办公室文秘人员应对文稿进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，按程序逐级复审。
第六章 公文印发
第二十条 凡以厅名义、厅办公室名义制发的公文，统一由办公室安排在机关文印室或指定的印刷厂印刷、装订。以处室、局名义印发的信函，经处室、局负责人签字后，直接在机关文印室印制，公文电子版本，应当在机要室留存。
第二十一条 公文印制完毕后，办公室首先按照预先核定的数量，将公文交由草拟处室、局、单位向主送、抄送、抄报单位分发和留存使用。应呈送厅领导、发给各处室、局和直属单位的公文，由办公室专人负责呈送和分发；同时预留一室数量的公文归档。
第七章 公文管理
第二十二条 我厅公文由办公室专人统一收发、审核、用印、归档、销毁。
第二十三条 公开发布我厅公文，须经办公室负责人审核并报主管厅领导批准。经批准公开发布的公文，同我厅正式印发的公文具有同等效力。
第二十四条 编印我厅公文内部资料、书籍等，须经办公室审核同意，统筹作出安排，各处室、局、单位不得自行印制。
第二十五条 工作人员内部岗位调整或调离我厅，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附则
第二十六条 厅办公室是我厅公文处理工作的管理机构，负责对厅机关、直属单位公文处理工作进行管理和指导。
第二十七条 厅办公室应对上级机关和我厅下发公文的贯彻落实情况，按照政务督查制度进行督促检查。
第二十八条 厅各直属单位应按照本办法规定，建立和完善公文处理的相关制度。
第二十九条 本办法由厅办公室负责解释。
第三十条 本办法从印发之日起执行。
山西省人力资源和社会保障厅印章管理规定
为进一步加强我厅印章管理和使用工作，维护印章的权威性、严肃性和安全性，明确用印审批权限，规范用印程序，特制定印章管理规定。
一、印章的制发
（一）省人力资源和社会保障厅行政印章和党组印章由上级机关刻制下发。
（二）省人力资源和社会保障厅机关各处室、局、单位印章和各种专用章，根据机构设置文件和行政审批职能，由办公室按程序统一制发。
（三）任何单位和个人不得私自刻制公章。
二、印章的式样和规格
印章的式样和规格，按《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》执行。
三、印章的名称、字体和材质
（一）印章所刊名称以机构设置文件规定的名称为准。
（二）专用章所刊名称以法律、法规、规章规定的行政审批职能为准。
（三）印章的印文使用宋体字和国务院公布的简化字。
（四）印章的材质，由制发单位决定。
四、印章的启用
新刻制的各处室、局、单位印章和专用章，须由办公室下发启用通知后方能启用。
五、印章的管理
（一）省人力资源和社会保障厅行政印章、党组印章和办公室印章由办公室机要室专人负责管理。
（二）各处室、局印章和专用章由处室、局负责人指定专人管理。
（三）未经领导批准，管理印章人员不得擅自将印章委托他人代管。管理印章人员工作发生变动，应及时办理印章移交手续。
（四）因机构撤销、名称变更或印章损坏，其印章应随之停止使用并及时移交厅办公室。由厅办公室对移交的印章办理注销手续并送机要局封存。
六、印章的使用
（一）印章使用的原则
1、从严把关的原则。省人力资源和社会保障厅各类印章的使用均应严格把关，保障每次用印的必要性与正确性的统一。用印时应严格履行审批制度和登记手续。
2、使用与审批分离的原则。省人力资源和社会保障厅机关各类印章用印均需有批准权的领导审批，印章管理人员无权擅自用印。审批人不得管理印章。
（二）印章使用的程序
1、以省人力资源和社会保障厅行政、党组名义印发正式文件和以厅办公室名义印发正式文件，应按照《省人力资源和社会保障厅公文处理办法》的有关规定，履行相应程序，方能到机要室登记用印。
2、厅干部职工向有关部门出具证明等，需加盖省人力资源和社会保障厅党政印章的，须填写《省人力资源和社会保障厅用印申请单》，经所在处室主要负责人审核签字后，报厅领导批准，方可到机要室登记用印。
3、各处室、局办理的行政审批事项应当使用行政审批专用章。法律、法规、规章规定应当加盖行政公章的，须按程序报批，使用厅行政公章。
4、各处室、局要按统一格式对用印事项编号留存根，每月定期交机要室存档备查。
（三）用印要求
1、由机要室负责保管的印章，用印应在机要室进行；其它各类印章，用印均应在印章保管室内进行。因特殊情况需在上述以外地点使用印章，必须经厅领导批准或本处室、局主要负责人批准，由印章管理人到现场用印。
