第八条 提交申报书的收据
一、存放实体在提交者面前将申报书的第二及第三部分放入相应的封套内密封，并在申报书第一部分的副本上注明收讫后，将申报书副本交回提交者，而第一部分无须密封，归档存放。
二、如申报书以邮寄方式提交，由存放实体将申报书放入封套内密封；如附有已付邮资的回邮信封，存放实体在申报书第一部分的副本上注明收讫后，于五个工作日内以挂号邮件将申报书副本寄回申报人。
三、如申报人未附上已付邮资的回邮信封，又或信封不能确保申报书的安全和保密，存放实体须将副本放入封套内密封，附于卷宗内，以供申报人随时前往该实体签收。
第九条 提交申报书的记录专用册
一、提交申报书的事实须在专用册内记录。
二、按情况，专用册须载有由终审法院院长或廉政专员签名的启用语及终结语，终审法院院长或廉政专员并在经适当编号的每一页上简签。
三、记录的数据须载有：
（一）申报人姓名、所任职的实体及职位或职务；
（二）提交申报书的日期；
（三）有关卷宗的编号。
四、所记录的数据旁须附注：
（一）更新申报书数据的认别注记；
（二）上条第三款所指的签收文件；
（三）对申报书的遗漏、不当、不准确或数据不正确所作出决定的认别注记及其它重要事实。
第十条 卷宗的组成
一、申报书的正本须编入为每一申报人而设的个人卷宗内。
二、如根据第三条第四款的规定，申报书由两名申报人签名，正本编入首名申报人的卷宗，而对另一申报人则开启新的卷宗，并将申报书复印本存放于其卷宗内。
三、申报人的配偶或与其有事实婚关系者为履行本法律第三十条第一款所指的义务，选择自行提交申报书的第一及第二部分予存放实体时，此两部分亦附入申报人的个人卷宗内。
四、存放实体接收申报书时，应在有关的个人卷宗内作出适当的记录，其内须包括申报人的姓名、职位、职级或职务、任职的部门和提交日期。
五、第四条第二款及第三款所指的申报书，以及一切申请书及与申请有关的函件，均须放入申报人的个人卷宗内，而一切关于申报书的提交、取阅，尤其已作的查阅，连同查阅者的身份数据及查阅原因，以及将申报书公开的行为，以至相关的裁定，均须记录在个人卷宗内。
