第三章 卷内文件管理
第九条 经办律师每收到或发出一份文件，都必须在《卷内文件清单目录》上作详细记载，但应该将文件的内容告之秘书。
第十条 经办律师发出的每一份文件（传真件除外）均必须复印一份存在卷内。
第十一条 秘书应于每周一对自己所管理的所有案卷内的《卷内文件清单目录》进行例行的检查和核对，如发现卷内文件与《卷内文件清单目录》上的记载有出入，必须立即通知经办律师。
第四章 结案和归档
第十二条 经办律师在完成客户委托的业务后应尽快办理结案手续。经办律师应认真填写《结案申请书》，然后将《结案申请书》交给秘书。
第十三条 秘书在收到《结案申请书》后应按以下要求将有关卷宗归档：
（一）核对《卷内文件清单目录》上记载的文件与该案卷内的文件是否一致，如发现有不一致之处（包括文件份数不对或页数不对）应对即与经办律师澄清；如经证实有文件丢失情况，应在《结案申请书》中“归档情况”一栏中作出说明；
（二）核对《卷内工作时间记录单》记载的小时总数与自己电脑中记载的小时总数是否一致，如不一致，应立即与经办律师澄清；
（三）将卷内文件按照收到或发出文件的时间顺序重新排列，并将《卷内文件目录清单》放在首项，装订好并放入卷宗盒内。
第十四条 秘书在完成归档工作后应在《结案申请书》上签字，并将《结案申请书》交给主管合伙人签字。
第十五条 秘书应将主管合伙人签字的《结案申请书》放入卷宗盒内归档，并同时复印一份给会计。
第十六条 秘书应将装订好的卷宗交给行政主管，行政主管应将其放入档案室，并同时在《案卷存档登记册》上作记录。
第五章 存档卷宗的管理
第十七条 存档卷宗由行政主管负责管理。行政主管应将所有存档卷宗依据设定的栏目在《案卷存档登记册》上进行其登录在《案卷存档登记册》上。
第十八条 律师（包括其通过秘书）如欲借阅存档卷宗，均应向行政主管办理存档卷宗的借阅手续。行政主管应设立专门登记本。对所有的存档卷宗的借阅和归还进行记载。
