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3．12．3 向护照颁发机关或其他主管机关核查护照或所出示的其他证件的真实性；如有理由怀疑护照的真实性，应将原件寄给有关机关；另外，也可寄出有关页的复印件；
3．12．4 将所提供的相片与上文第3．4．2段规定的数码相片做比较；
3．12．5 核查上文第3．6段所述的证明的明显真实性；
3．12．6 核查上文第3．10段所述的证明证实申请人的确是海员；
3．12．7 核查本公约第4条所述的数据库，以确保与申请人相符的人尚未获得海员证，如果申请人拥有或可能拥有多重国籍或在国籍国以外拥有任何永久性居留资格，还应向其他有关国家的主管机关做出必要的问询；
3．12．8 核查发证机关可以访问的任何有关的国家和国际数据库，以确保数据库中与申请人相符的人不构成可能的安全风险。
3．13 上文第3．12段中提及的官员应做出简短记录，说明上述各项核查的结果并提请注意支持申请人是海员结论的事实。
3．14 一旦全面检查完毕，申请表连同支持性文件和记录一并转交负责完成填写将发给申请人的海员证的官员。
3．15 然后将填写好的海员证连同发证机关的相关文档一并转交该机关的高级官员审批。
3．16 高级官员只有在至少检查了记录后确信已合适地遵守了程序且向申请人签发海员证是合理的时，才能发给海员证。
3．17 批准应采用书面形式，并附上有关申请中需特别考虑的任何特点的说明。
3．18 海员证（连同所出示的护照或类似证件）应直接交给申请人并请其签收，或通过要求收讫回执的可靠邮政通信寄给申请人或应其本人要求寄给其船长或雇主。
3．19 在将海员证发给申请人后，应将本公约附件Ⅱ规定的细节输入本公约第4条所规定的数据库。
3．20 发证机关的规章应规定一个从寄出到收到的最长期限。如果没有在该时间内收到收讫回执，在收到海员的正式通知后，应在数据库中做出适当的注释，将该海员证正式挂失，并通知该海员。
3．21 在海员证的有效期间以及以后的三年，应在安全的地方保存所有做过的注释，特别是简短的记录（见上文第3．13段）和第3．17段所述的说明。这些注释和第3．17段所要求的说明应录入单独的内部数据库并允许下列访问：（a）负责监督各项工作的人员；（b）参与海员证申请审查的官员；和（c）出于培训的目的。
3．22 如果收到信息表明海员证被错发，或其颁发的条件已经不再相符，应立即将此情况通知发证机关以便迅速将其吊销。
3．23 如果海员证被暂时停用或被吊销，发证机关应立即更新其数据库，指明该海员证目前不被承认。
3．24 如果对海员证的申请被拒绝，或做出了关于海员证被暂停使用或被吊销的决定，应正式通知申请人具有申诉的权利，并将所做决定的理由详细告知。
3．25 申诉的程序应尽可能快捷，并符合给予公平和全面考虑的需要。
4 数据库的操作、安全和维护
4．1 为了实施本公约第4条，发证机关应做出必要的安排和规章，以特别确保：
4．1．1 本公约第4条第4、5和6款所要求的，每周7天，每天24小时能够接通联络点，或通过电子方式访问；
4．1．2 数据库的安全；
4．1．3 在数据的储存、处理和数据通信中尊重个人的权利；
4．1．4 尊重海员核查有关其本人数据的准确性以及及时对发现错误予以修改的权利。
4．2 发证机关应拟定数据库的妥善保护程序，包括：
4．2．1 要求对数据库定期进行备份，将备份储存于发证机关场地以外的安全地点的介质上；
4．2．2 一旦数据录入官员已经确认一条记录，对该记录修改的许可只限于拥有特别授权的官员。
5 程序质量控制和定期评估
5．1 发证机关应任命具有公认正直、忠诚和可靠品质、不介入海员证保管或处理的高级官员担任监控员，以：
5．1．1 连续监督这些最低要求的实施；
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