２．理事会应经特别表决通过为执行本协定条款所需并与之相符的规则与条例，其中包括本身的议事规则，以及本组织的财务规则和工作人员条例。这类财务规则，除其他外，应对行政账户、特别账户和巴厘伙伴关系基金的资金收支作出规定。理事会可在其议事规则中规定无需举行会议即可就特定问题作出决定的程序。
３．理事会应保存履行本协定中的职能所需要的记录。
第８条 理事会的主席和副主席
１．理事会应在每一日历年选举主席一人和副主席一人，本组织不给薪酬。
２．主席和副主席应分别从生产成员的代表及消费成员的代表中选出。此二职位应由两类成员每年轮流担任，但此项规定不应妨碍理事会在特殊情况下以特别表决连选其中一人或二人。
３．主席暂时缺席，应由副主席代理。主席和副主席同时暂时缺席、或一人或二人同时在任期的余下时期缺席，理事会可视需要自各生产成员代表和（或）各消费成员代表中另选新人，临时担任或承担原任者的余下时期。
第９条 理事会的会议
１．理事会通常至少每年举行一届常会。
２．理事会应根据其所作决定或应下列人员或成员的要求，举行特别会议：
（ａ）执行主任，但经理事会主席同意；或
（ｂ）过半数生产成员或过半数消费成员；或
（ｃ）至少拥有５００张表决票的成员。
３．除理事会以特别表决另作决定外，会议应在本组织总部举行。如任何成员邀请理事会在本组织总部以外地点举行会议，该成员应负担所涉额外费用。
４．执行主任至迟应在六星期前将开会通知和会议议程送达各成员，遇紧急情况时，此种通知至迟在七天前发出。
第１０条 表决票数的分配
１．生产成员应总共拥有１０００张表决票，消费成员应总共拥有１０００张表决票。
２．生产成员的表决票应作如下分配：
（ａ）４００张表决票应在非洲、亚洲－太平洋和拉丁美洲三个生产地区进行平均分配。然后把分配给每个生产地区的表决票再在各该地区生产成员中平均分配；
（ｂ）３００张表决票应根据每个生产成员各自在热带森林资源总数中所占百分比在生产成员中进行分配；
（ｃ）３００张表决票应根据各生产成员在获有明确数字的最近三年内热带木材净出口额平均数的比例在它们中间进行分配。
３．虽有本条第２款的规定，但根据本条第２款计算分配给非洲地区生产成员的表决票总数应在非洲地区全部生产成员中进行平均分配。如果还有剩余的表决票，那末每张剩余表决票应分配给非洲地区的生产成员：首先把表决票分配给根据本条第２款计算应获最多表决票数的生产成员，然后把表决票分配给应获次多表决票数的生产成员，依此类推直至把剩余表决票全部分配完。
４．为根据本条第２款（ｂ）项计算所分配表决票的目的，“热带森林资源”指粮食及农业组织（粮农组织）定义中所指的生产性密集阔叶森林。
５．消费成员的表决票应作如下分配：每个生产成员应有１０张基本表决票：剩余的表决票应根据各消费成员在从分配表决票以前四个日历年度算起的三年期内热带木材净进口额的平均数的比例在它们之间进行分配。
６．理事会应根据本条规定在每一财政年度第一届会议开始时分配该年度的表决票数。此项分配应在该年度全年有效，但本条第７款规定者不在此限。
７．凡遇本组织的成员有所更动、或依本协定任一条款任何成员的表决权被中止或恢复时，理事会应按本条款规定重新分配受影响的成员类别的表决票数。在此情况下，理事会应决定重新分配在何时生效。
８．表决权不得分割。
第１１条 理事会的表决程序
１．每一成员有权投下它所拥有的表决票数，任何成员不得将其表决票分开。不过，一成员得以不同于这些表决票的方式投下它根据本条第２款得到授权可投的任何表决票。
２．经书面通知理事会主席后，任何生产成员可自行负责授权任何其他生产成员，任何消费成员可自行负责授权任何其他消费成员，在理事会任何会议上代表其利益并代其投票。
