３．理事会应保存为履行本协定规定的职责所需的记录。
第八条 理事会的主席和副主席
１．理事会应为每一黄麻年度选出一位主席及１位副主席，本组织不给薪酬。
２．主席和副主席中，１位从出口成员代表中选出，另１位从进口成员代表中选出。这两个职位由这两类成员每年交替担任，但这项规定不妨碍理事会在特殊情况下以特别表决连选原任主席和副主席或其中任何一位。
３．主席暂时缺席时，由副主席代行主席职务。主席和副主席同时暂时缺席、或１人长期缺席、或２人同进长期缺席时，理事会可视情况从出口成员和／或进口成员代表中另选临时或长期的主席团新成员。
第九条 理事会会议
１．理事会通常每半个黄麻年度举行一届常会。
２．理事会得根据其所作决定或应以下各方的要求，举行特别会议：
（ａ）执行主任经理事会主席同意提出的要求；或
（ｂ）过半数出口成员或过半数进口成员所提要求；或
（ｃ）拥有至少５００票的成员所提要求。
３．理事会会议应在本组织总部举行，除非理事会以特别表决另作决定。若理事会应任何成员邀请，在本组织总部以外地点举行会议，该成员应负担因在总部以外地点开会的额外费用，并提供与给予类似国际会议之同等程度的便利及豁免。
４．执行主任应将召开任何会议的通知和会议议程连同其中提及之文件至迟于开会前３０天送达各成员，遇紧急情况时，通知至迟应在开会前７天送达。
第十条 表决票数的分配
１．出口成员总共有１，０００表决票，进口成员总共有１，０００表决票。
２．出口成员的表决票应分配如下：１５０表决票应在所有的出口成员中平等地进行分配，每个成员应得到最接近的整数票；其余票数应按各成员在前三个黄麻年度中的黄麻和黄麻制品平均净出口额成比例地进行分配，但任何出口成员所得的表决票数最高不得超过４５０。因超过最高票数而多出的表决票应在所有得票少于２５０的各出口成员中按其贸易份额成比例地分配。
３．进口成员的表决票分配如下：每一进口成员应有不超过５票的基本表决票，但基本票的总和不得多于１５０票。其余票应按各进口成员在此次表决票数分配前４个日历年开始的３年内黄麻和黄麻制品年平均净进口量成比例地进行分配。
４．理事会应在每一财务年度第一届会议开始时按本条规定分配该年度的表决票。这项分配在这一年的其余时间内均有效，但本条第５款所规定的情形例外。
５．凡遇本组织成员有所更动，或任何成员的表决权按本协定任一规定被中止或恢复时，理事会应按本条规定重新分配受影响的成员类别的表决票数。理事会应决定重新分配的表决票的生效日期。
６．表决票数均为整数。
７．在四舍五入以求得最接近的整数时，任何少于０．５的分数应予舍去，而任何大于或等于０．５的分数则应化为整数。
第十一条 理事会的表决程序
１．每一成员有权投出它所拥有的表决票数，但任何成员都不得将其表决票分开使用。但一个成员可投出不同于上述表决票的、根据本条第２款规定得到授权投出的任何表决票。
２．任何出口成员都可以书面通知理事会主席授权任何其他出口成员，任何进口成员也可授权任何其他进口成员，在理事会任何会议或届会上，代表其利益并代为投票。
３．一成员经另一成员授权代投后者根据第十条规定拥有的表决票时，应按授权成员的指示投票。
４．弃权的成员应视为没有参加投票。
第十二条 理事会的决定和建议
１．理事会应力求以协商一致方式作出所有决定和提出所有建议。如果未能取得协商一致，除本协定规定采用特别表决者外，应以简单分配多数表决作出理事会的所有决定和提出所有建议。
