代办处应当将面交的专利费用当日记账。对通过银行、邮局汇寄的专利费用，缴费信息完整的，应当日记账，原则上不超过次日（节假日、法定休息日顺延）。
面交专利费用的，应由缴费人当面核实记账数据。发现数据有误，应立即修改计算机中相关数据，如金额有误应重新打印收据，代办处应将包含错误信息的收据收回作废。当日面交收费结束后，应输出面交数据复核单，依据缴费凭证检验复核单中的数据及收据号。发现数据有误，应立即修改计算机中相关数据。修改后，由复核人员（不得是负责数据采集的同一人员）复核数据。必要时，应通知缴费人更换收据。
通过银行或邮局汇款的，应每日按卷号输出数据复核单，依据缴费凭证检验复核单中的数据。发现数据有误，应立即修改计算机中相关数据，修改后方可通过复核正式记账，并批式打印收费收据。打印后需要更改收据号的，可利用收据号修改管理功能或相关说明的方法修改收据号。
（四）直接退款
通过邮局、银行汇款缴费时，汇单中未写明正确申请号和费用名称的专利汇款，代办处应及时办理直接退款，退款时应注明退款原因。
邮局直接退款，应做好记录以备查询。
银行直接退款，应建立特殊凭证卷（H卷）做记账处理。
（五）专利收费收据的处理
收据第一联（棕色）在记账后应按序排列，寄交专利局收费处。
收据第二联（黑色）在记账后盖章，面交或寄交缴费人。寄交收据时，应采用挂号信函并记录发函日期和挂号号，以备查询。
收据第三联（蓝色）在记账后盖章，并与记账原始凭证和记账凭证合订，按序装订成账本，供财务检查或审计使用。
（六）缴费凭证
通过代办处面交专利费用的，缴费人应按规定认真填写缴费清单，以缴费清单作为记账原始凭证。
通过银行汇款的，以银行汇款单及汇款清单作为记账原始凭证。
通过邮局汇款的，由代办处复印邮局汇单，以其复印件作为记账原始凭证。
八、记账更正
（一）记账错误需更正的内容
因代办处工作失误造成的缴费日期、缴费金额、费用名称、收据号或申请号等五项信息之一有误时，应及时更正。
（二）代办处更正
记账后发现缴费金额（少开）、收据号有误，且收费数据及收据尚未转交专利局收费处的，可由代办处自行更正后再进行传输。缴费日、费用名称、申请号有误的，代办处不能自行更正。
