本办法所称专用软件是指专利局为代办处开展业务而开发设计的，用于专利申请受理、收费系统的应用程序，以及根据专利局业务需要为代办处安装的其他应用程序。代办处应保证专用软件的正常使用及数据的安全。
（一）专用软件使用过程中产生的数据是重要的国有资源，代办处工作人员负有保密责任。未经许可，任何人不得向外扩散或用于本职工作以外的其他用途。
（二）数据的采集、修改、更新、维护和使用以分级授权方式进行管理。被授权人员在自己的权限范围内，按照相关规定处理或使用数据，并保证数据的准确、完整和安全。
（三）任何人不得超越权限范围处理或使用数据资源，也不得以任何方式擅自将数据资源提供或出示给未获得授权的人员。
（四）代办处应当保证系统正常运行，不得更改、删除或添加无关程序，不得与检索或管理系统等其它网络联网，不得使用发送程序发送与业务无关的数据。
（五）代办处自动化系统的日常维护，由本处计算机专业人员负责。如出现代办处无法排除的故障，应尽快以书面形式报告专利局初审及流程管理部，由其协调解决。
三、专项数据的添加与修改
本办法所称专项数据的添加与修改是指与专利代理机构有关的数据项的变更，包括：专利代理机构名称或地址、邮编的变更、专利代理机构的增加及撤销等。
（一）当专利代理机构注册变更生效后，由专利局初审及流程管理部向代办处发出修改数据通知书。
（二）代办处在收到修改数据通知书后，应按照通知书的要求及修改数据的操作规程对有关数据进行修改。
（三）代办处应设专人负责数据修改，并在收到修改数据通知书之日起2日内完成数据修改工作。
四、对违反本办法的处罚
（一）对违反本办法的情形，由代办处的行政主管单位视情况对责任人进行批评教育或行政处分。
（二）违反本办法，造成事故或设备故障的，由责任人承担全部维修费用。
（三）违反本办法自行更改硬件设备的，责令拆除所增加硬件设备并恢复原状。对于不能恢复的硬件设备，由责任人按原价值赔偿。
（四）违反本办法泄露有关数据机密的，根据《
中华人民共和国保守国家秘密法》及国家知识产权局有关保密规定，追究当事人责任并对所在代办处进行必要处罚。
