5.4 人身保险公司应建立和完善业务档案管理工作检查和考核制度。
6 业务文件的整理与归档
6.1 归档范围
6.1.1 投保人在投保过程中和人身保险公司在承保、合同保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的业务文件。（参见附录A 业务文件归档范围）
6.1.2 为保证业务档案的完整性，按照业务文件产生的业务环节，划定各类业务文件的归档范围。不论采取何种载体形式，在业务过程中产生的属于归档范围的业务文件，都应进行归档保管。
6.2 纸质业务文件整理与归档
6.2.1 各人身保险公司都必须建立健全业务文件归档制度，业务人员在业务处理完毕后，要按照各类业务文件的归档范围和排列顺序要求整理归档。
6.2.2 质量要求
归档纸质业务文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易蜕变的文件应予复制。整理归档纸制业务文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求。
6.2.3 整理方法
6.2.3.1 装订
纸质业务文件的装订原则是以件为单位，一件一装订。可以采取线装、粘贴、连发卡式装订机或不锈钢钉装订的方法。
6.2.3.2 分类
纸质业务文件可以采用年度－业务环节（或机构）－保管期限等方法进行分类。分类方案一经确定应保持稳定。
6.2.3.3 排列
归档业务文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合业务处理顺序等排列。
6.2.3.4 编目
归档业务文件应依据分类方案和排列顺序编制归档目录。归档业务文件应逐件编目。归档目录设置保险合同号、投保人、作业流水号、页数、备注等项目。
6.2.3.5 装具
6.2.3.5.1保存业务档案可以使用纸箱、档案盒及塑封等，装具规格不限，但应符合档案管理的要求，有利于档案的长期保管。
6.2.3.5.2 档案管理人员选取一定量装订好的待归档文件，按照归档目录顺序装入档案装具。装满一单位后，顺次装入下一单位。
6.2.3.5.3 档案装具应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置年度、保管期限、类别、盒号等必备项，并可设置起止件号、起止业务流水号、件数等选择项。
6.2.3.5.4 备考表置于装具内档案之后，项目包括装具内档案情况说明、整理人、检查人和日期。
6.3 电子文件整理与归档
6.3.1 人身保险公司在业务处理过程中通过对纸质业务文件采取扫描方式形成影像类电子文件。
6.3.2通过质检的影像类电子文件及其他属归档范围的业务处理电子文件应按照规定及时归档。6.3.3 人身保险业务电子文件可以采取逻辑归档和物理归档两种方式。
6.3.4 逻辑归档
6.3.4.1 进行逻辑归档时，在保证电子文件与其对应的纸质文件的归档内容保持一致的条件下，可不改变原存储方式和位置，而仅将电子文件的管理权限向档案部门移交。
6.3.4.2 逻辑归档的电子档案的载体可以为硬件存储设备等。
6.3.4.3 应对记载电子档案的硬件存储设备的信息进行异地备份，并建立灾难数据恢复机制。
