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中国工商银行关于印发《中国工商银行会计基本制度》的通知

  汇票专用章(钢印),用于签发银行汇票、承兑商业汇票。
  受理他行票据专用章,用于受理客户存入他行票据时签盖进帐回执,印章上必须刻有“他行票据,收妥抵用”字样。
  票据清算专用章,用于银行间提出票据进行票据交换的款项的清算。
  第八十八条 会计专用印章的设计和刻制应分级管理。全国联行专用章、汇票专用章(钢印)及压数机由总行负责设计、刻制和下发;其他会计专用印章(包括省辖及以下的联行专用章)由各省、自治区、直辖市分行、统一设计和管理。会计人员和业务量较少的行处,经管辖行批准,可适当合并刻制使用。
  第八十九条 印章的保管和使用。
  (一)各种会计专用印章采用专人使用专人保管专人负责的办法。在启用前领用人员必须在“会计专用印章保管、使用登记簿”上签章,人员调换时,要办理交接手续。
  (二)“会计专用印章保管、使用登记簿”由会计主管人员保管。
  (三)各种会计专用印章应严格按规定的范围使用。重要业务印章使用人员临时离开岗位时,应做到人离章收,不得私自授受会计专用印章。
  (四)各种会计专用印章停止使用,要在“会计专用印章保管、使用登记簿”上注明停止使用的日期和原因。全国联行专用章、汇票专用章(钢印)和压数机在停止使用后,要编表连同印章逐级上交至各省、市分行,同时上报总行备案。

第十一章 会计电算化

  第九十条 会计电算化系统软件开发的原则及要求。
  (一)软件开发、应用必须符合会计基本制度。大中型机器的应用软件由总行科技、会计部门统一开发、管理。
  (二)会计部门与科技部门分工负责。系统开发由会计部门提出业务需求书,科技部门据以设计应用软件。会计部门要根据应用系统软件在反复测试或运行中产生的有关问题,进一步完善业务需求书的内容,科技部门则相应地调整、修改应用系统软件,实现会计部门处理会计业务的要求。
  (三)系统的设计和开发必须符合会计业务的规定和要求,具有数据真实、安全、可靠性,具备防弊防错和实时监督的功能,故障应急处理和数据恢复措施,同时,要有不同级别的保密设置。
  (四)应用系统软件的开发必须遵循软件规范,逐项编写书面文本,提供功能说明书、业务操作说明书。
  (五)应用系统软件开发完成后,科技、会计及有关部门要共同确认,鉴定验收后投入会计业务的正式使用。
  第九十一条 应用电子计算机的各行,会计主管人员必须加强对电子计算机处理会计业务的管理,负责组织电子计算机处理会计业务的各项工作。
  第九十二条 应用电子计算机的各行,应根据电子计算机处理会计业务的特点,合理调整劳动组织,明确岗位职责和业务处理权限。
  第九十三条 操作人员的权限。计算机操作人员分为:系统管理人员、一般操作人员、复核人员。
  系统管理人员,有权对系统运行进行控制并操作,有权检查各业务柜组或柜员操作终端机的情况及终端机的状态,但不得处理任何具体业务,也不得装入与本行业无关的程序和数据。
  一般操作人员,在其规定的业务范围内凭会计凭证、经会计主管人员签章的更正文件输入有关业务数据。查询自行输入的业务。
  复核人员,复核操作业务并进行查询,负责本柜组的帐务核对。
  第九十四条 会计业务的操作人员必须要经过上岗前的业务、技术培训。必须严格按照规定的权限进行操作,操作员与复核员以及操作员之间不得相互兼任,不得越权处理会计业务。
  第九十五条 操作人员使用的个人密码,应严格保密并经常更换,防止失密,并实行离岗签退。
  第九十六条 凡要求输入计算机开销帐户、冲帐、删帐、调整计息积数、调整利率、启动计息和查询、修改客户密码、取消挂失、冻结解冻等,均须根据会计主管人员批准的书面通知办理。
  储蓄业务根据储蓄合法凭证按权限输入开销帐户。
  第九十七条 计算机打印输出数据信息文件如下:
  (一)每日打印输出:科目日结单、运行日志(或存储软盘),日计表、各科目及分户帐余额(或存储软盘供事后监督核对)、冲帐、删帐、调整积数清单。
  客户存、贷款分户帐和对帐单,平日满页打印输出,年终全部打印输出。对帐单可应客户要求随时打印输出。
  (二)每月打印输出:总帐(逐日存储)、月计表。
  (三)每季打印输出:资产负债表。
  (四)年终打印输出:业务状况报告表、资产负债表。
  半年报和试算表分别于每年七月和十二月打印输出。
  备份应专人管理,移地妥善保管。
  第九十八条 同城计算机网络处理业务,其代理收款和付款业务,凭证由原开户行保存,并要逐笔勾对代收付清单。

第十二章 会计档案

  第九十九条 会计档案的保管
  (一)会计档案,应指定专人负责管理。管理人员调动时,须认真办理交接手续。
  (二)各级行应建立会计档案保管库(柜),设立“会计档案保管登记簿”。严格执行安全和保密制度,做到妥善保管,存放有序,查找方便。切实防止火烧、水浸、虫蛀、鼠咬、霉烂等。如采用磁记录保存的,必须注意环境,免受强磁干扰破坏,保证其完整无缺。
  (三)会计档案一律不准外借,切实防止丢失和泄露。银行内部调阅会计档案,应由调阅人填具申请书经会计主管人员批准,并指定专人协同查阅,但不得调离银行查阅。公安、司法、检察机关和有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时,必须持有县(含)以上主管部门的正式公函,经行长(主任)批准,并指定专人负责陪同查阅,查阅人对处理案件所需的取证,可以抄录或影印,但不得将原件抽出借走。
  查阅会计档案的申请书及公函,应由经办人员签章、编号后归档保管,建立查阅记录注明查阅结果,以备查考。
  (四)会计档案的保存期限分为永久保管和定期保管两类,定期保管分为十年、三年期两种。各种会计档案的保管期限具体规定如下:
  1.永久保管的会计档案:
  (1)各级行本身及汇总全辖的决算表(包括附表,决算分析资料);
  (2)客户挂失申请书和挂失登记簿及补发凭证收据;
  (3)会计档案保管登记簿;
  (4)会计档案销毁清册;机构裁撤、合并,分设交接清册;
  (5)存(包括储蓄存款)、贷款开销户登记簿;
  (6)各级行认为需要永久保管的其他会计档案和有关资料。
  2.保管期十年的会计档案:
  (1)凭证及附件(含单独装订的凭证附件、输入计算机开销帐户、冲帐、删帐、调整积数、利率、启动计息通知书);
  (2)总帐和明细分类核算各种帐簿、卡;
  (3)存、贷款余额及应收利息对帐回单;
  (4)会计主管人员移交清册。
  3.保管期三年的会计档案:
  (1)计算机运行日志;
  (2)计息科目余额表;
  (3)各级行本身及汇总全辖月计表、季度资产负债表、半年报、下级行上报的月计表、半年报、决算表(含全部附件、决算分析资料);
  (4)各级行日计表(含储蓄营业日结表);
  (5)三级联行凭证专用章的颁发、使用、保管、缴销情况登记簿和往来卡片帐、报告表及查询查复函电。
  会计档案保存期限的计算,自档案所属年度终了后的次年一月一日算起。
  境外行所在国家和地区有法令规定的保存期的,从其规定。
  使用计算机处理会计帐务核算数据和资料的磁盘、软盘等,其保管年限与书面档案同。
  缩微的会计档案资料的保管期限,应按上述规定执行。其纸制会计档案除永久保管的会计档案外保管期为三年。
  永久保管的会计档案,按当地档案部门规定可移交当地档案馆保管。
  保管的原人民银行档案,按原规定办理。
  第一百条 会计档案的销毁


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