4、来文、来函一般在15日内复函，对口头、电话报告，做好记录，一般不作正式复函。
5、对已函复的来文、来函，监理人员应按函复意见执行。
6、已来文、来函及函复件，全部资料应整理存档。
九、环境监理档案管理
1、环境监理工作中形成的、具有保存价值的文件资料应定期移交档案管理人员。
2、档案管理人员对接收进库的各类档案资料要及时登记，进行科学分类、编目、排架。
3、定期检查档案保存情况，发现破损和字迹不清的应及时修补、复制。
4、档案库存做到帐物相符，搞好档案开发利用。
5、环境监理人员可按规定查阅环境监理业务档案，借出使用需办理借阅手续。
6、非监理机构人员查阅档案资料，须经监理机构负责人批准后，方可查阅。
7、需要摘抄、复制档案资料，须经主管领导批准同意。
8、借阅档案资料必须妥善保管，注意保密。
十、环境监理票据使用
1、排污收费票据和罚款票据由票据管理人员统一管理。
2、领取票据时，应登记票据种类、号码、发放日期，使用人应履行签字手续。
3、使用人应认真填写，出现填写错误须在票据上加盖“作废”章或注明“作废”字样，不得撕毁。
4、如票据丢失，应及时向票据管理部门及有关部门报告并声明作废。
5、票据使用完毕，需重新领取票据时，须把用完的票据存根如数交回，并由票据管理人员审核存档。
6、对已开出的下落不明的票据，通过银行收款的，由排污费财务人员查找，直接送达缴款单位的，由送达人查找。
7、排污收费应帐据相符，超过三个月未入帐的票据，由排污费财务人员负责追回。
8、缴款单位将票据丢失要求补发的，应持单位正式介绍信，经监理人员核对后方可补发，补发的票据应注明原票据号，并将介绍信附在新补票据存根上。
十一、执法文书使用管理
1、执法文书由档案管理人员负责保管。
2、领用执法文书，须经主管领导批准。
3、填写执法文书，应按规定要求填写，内容规范、准确。
4、发送执法文书须按管理权限经有关领导审核签发。
5、送达执法文书，须办理执行单位签收手续。
6、执法文书使用完毕，按一事一卷的原则立卷归档。
