因特殊情况召开的计划外会议，由主办单位向办公室提交书面申请，经办公室审核后报请分管副局长审批。
(六)煤炭专业工作会议由主管部门司长(主任)主持。要求各单位领导参加会议的，必须报经局长、副局长同意。
(七)精简会议，端正会风。可开可不开的会议坚决不开；凡用文件、信函、电话等方式能够办到的事情，不召开会议；除国家有明确要求和局党组有决定外，一般不召开表彰会；各种形式的经验交流会也要从严控制。
会议要贯彻精简、高效、节约的原则，压缩会议时间，精简会议人员。除现场会外，会议一般应在北京召开；不得在旅游旺季到风景名胜区开会，不安排在高级宾馆食宿。会议经费要严格按国家规定的标准和资金渠道支付。
六、文件审批制度
国家煤炭工业局文件审批，按照下列原则办理：
(一)以国家煤炭工业局名义发文，一般按照业务分工，由局长或副局长签发；涉及其他副局长分管的工作，须经有关副局长审核后，再由局长、副局长签发。以国家煤炭工业局名义发令和任免通知，由局长签发。以国家煤炭工业局名义发便函，一般也由局长、副局长签发。以国家煤炭工业局办公室名义发文，由办公室主任、副主任签发。
(二)以国家煤炭工业局名义上报党中央、国务院及国家经贸委的报告、请示，原则上由局长签发；副局长签发时，应注明局长“已同意”或“已阅”字样。上报党中央、国务院的报告、请示，一般经国家经贸委转报。如属情况紧急、特殊的，可直接报送，同时抄报国家经贸委。
(三)属于国家煤炭工业局职责范围的工作，按照分工，由局长、副局长负责处理和审批；副局长处理分管业务中的重大问题时，应事先征求局长意见或事后向局长报告。属于各司(室)职责范围的事情，由司(室)领导处理。
国家煤炭工业局发送的文电，由办公室核稿，办公室主任审核后呈局领导签发；经局长、副局长授权，也可由办公室主任签发；涉及重大问题的，经分管副局长审核，局长签发。
(四)各直属单位报送国家煤炭工业局的请示、报告，原则上不得直接报局领导个人，并应通过办公室呈送局领导审批；属于重大问题的，分管副局长提出意见后，呈送局长审批。
(五)审批文件应提出明确的批示意见。领导同志在审阅或审批的文件上应表示出“拟同意”、“同意”或其他具体意见，圈阅则表示阅知。
(六)对于国务院或国家经贸委交办的文件，按下列原则处理：
属于国家煤炭工业局职责范围的问题，可直接答复有关方面；
