为严格收购管理，建立行政管理档案和财务管理档案。
行政管理档案包括被收购人自愿出售意向书(正本)，文物收购申请单(正本)，文物藏品收购单(副本)；
财务管理档案包括被收购人自愿出售意向书(副本)，文物收购申请单(副本)，文物藏品收购单(正本)。
7、仿制、复制、微缩
对于无法征集或展示的文物和史料，采用仿制、复制、微缩技术进行展品制作。
四、文物藏品搜集工作的组织管理
(一)文物藏品搜集和保护工作由中国烟草博物馆负责。各省级局(公司)和有关单位指定1－2名同志任文物征集联络员，负责本省文物征集和保护的日常工作。
(二)中国烟草博物馆成立藏品鉴定委员会。鉴定委员会由若干名委员组成，设主任委员、副主任委员，下设若干名秘书。鉴定委员会的主要职责是依据文物的定级条件，根据文物的真伪、年代、价值、完好程度进行定级，为文物的入选入库入展和收藏以及重要文物藏品收购的定价提供依据。
(三)制定藏品收藏规划和年度计划。
藏品收藏规划的制定依据博物馆的目的任务，依据博物馆展示总面积和分区展示面积及各展示区展示的要求由博物馆筹备处负责制定，经筹建领导小组审查后执行。藏品搜集年度计划的制定，依据收藏规划，摸清已有藏品，根据年度的财力，制定年度藏品搜集计划。年度藏品搜集计划要确定品种、数量、搜集方式并列出预算金额。藏品搜集年度计划由中国烟草博物馆(筹备处)提出，报筹建领导小组审定。
(四)藏品的接收、登帐、编目和建档应依据文化部1986年6月19日颁布的《
博物馆藏品管理办法》进行。
1、入馆文物标本的接收手续
文物、标本入馆由博物馆文物征集保管部门履行接收手续，核收有关原始材料、各种单据和凭证，即：原始档案、文物照片、藏品收购单，藏品征调、捐赠、移交单，藏品个人捐赠单等。
2、建立藏品总登记帐
博物馆的藏品总登记帐是博物馆收藏文物、标本的基本帐。藏品总登记帐应根据国家文物局的要求，结合烟草行业藏品特点，建立藏品入库登记、报表统计、查询的计算机管理系统。
3、藏品的辅助登记帐
结合烟草藏品的特点，除藏品总登记帐外，还应设立藏品分类帐和其它辅助帐。
分类帐上文物应与本库所藏文物一致。
辅助帐可有参考品登记帐、借入文物登记帐、借出文物登记帐、重复文物登记册、复制品登记册等其它帐册。
