民政部办公厅关于加强地名档案管理的意见
（厅办函[1996]258号 1996年12月17日）
各省、自治区民政厅，各计划单列市民政局，北京、上海、天津、广东省(市)地名委员会办公室：
自1982年中国地名委员会与国家档案局联合发出《关于加强各级地名档案工作的通知》以来，各地相继建立了地名档案管理机构，开展了建档工作。经过10多年的努力，不仅积累了大量的地名档案资料，而且使地名档案得到较好的开发利用，在为地名管理服务、为两个文明建设服务中发挥了积极的作用。近年来，随着机构改革和调整，地名档案工作在总体上得到了加强。但是，也有一些地方的地名档案工作有所削弱，出现了不少问题，主要表现在：一是机构归属不一致，工作关系不顺，给业务开展和工作指导带来许多困难。过去地名档案工作由中国地名委员会统一管理，1988年这项工作划归民政部管理后，各地的情况也随之发生了很大变化，目前这项工作在有的地方归民政部门管理，有的由城镇或土地规划部门管理，还有的在同一行政区域内或同一系统单位内部归属关系不尽相同，情况比较复杂。二是一些部门将地名档案工作与其他业务工作合并管理以后，人员配备不足，工作分工不明，使地名档案处于无人负责，无人管理和闭库封存的状况。三是有少数地方的主管部门及档案人员对地名档案认识不足，管理不善，造成部分地名档案在机构撤并过程中毁损或丢失等等。为了进一步加强对地名档案的管理，使地名档案工作在新的形势下能够持续、健康地发展，现提出以下意见，请认真贯彻执行。
一、各级民政及有关主管部门要重视地名档案工作，充分认识地名档案不仅是在地名管理工作中形成的专门档案，而且是国家档案的组成部分，是国家的宝贵财富，做好地名档案工作对于促进国家经济和社会发展有着特殊的重要作用，必须加强领导和管理。当前，各级民政及有关主管部门要根据机构改革后的情况，将地名档案管理提上日常工作的议事日程，有目的、有计划地开展这项工作；要针对地名档案管理中存在的各种问题，按照“谁主管、谁负责”的原则，认真地加以研究和解决；已将地名档案工作与区划、勘界等其他业务合并管理的部门，应当正确认识和处理好它们之间的关系，按照档案管理的有关规定要求，采取积极措施，集中统一管理好地名档案。
二、要配备好地名档案管理人员，不断提高他们的自身素质。地名档案管理机构调整后，各级民政及有关主管部门要及时选配既熟悉业务，又具有责任心的地名档案人员，并保持其相对稳定，使地名档案工作有人负责、有人管理。要结合实际制订和完善地名档案人员的岗位责任制，鼓励和支持地名档案人员学习专业知识，教育他们树立职业道德观念，发扬敬业爱岗精神，认真负责地做好地名档案工作。对于那些不称职人员，应当予以调换；对于人为造成档案毁损或丢失的，要追究责任，严肃处理。
