《登记表》由支队级以上单位警务部门于每年新兵授衔时统一组织填写。填写时，一般应使用钢笔或黑色签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔，字迹要工整、清晰。《登记表》封面上的性别、编号、使用年度严禁涂改，否则作废；姓名、出生年月、文化程度、入伍时间等栏填写有误时，应在有误处居中位置划一横线，在紧挨其上方或下方的空白处填上正确内容，并加盖本级警务部门的印章，不得采用覆盖、粘刮及化学分解的方法涂改，否则作废。总队级以上单位在登记表上加盖印章时，要认真审查把关，发现问题及时纠正，不得先在空白表上盖章后发部队填写。
《登记表》填写后，要及时装入档案，列入档案目录，存入档案室。当年新兵的《登记表》最迟应在新兵到达部队后的4个月内入档完毕。
三、保管与检查
《登记表》按照机密文件的管理规定进行管理。调阅、借阅士兵档案要严格手续，取出和收回档案时要检查《登记表》是否在档案内；士兵调出、调入时，应审查档案中有无《登记表》；任何单位不得调出和接收无《登记表》的士兵；义务兵退出现役时，要认真审查档案材料，不得为未经登记(即没有《登记表》)者办理退伍手续。各级警务部门要经常检查《登记表》的使用情况。发现问题，及时纠正。
四、管理与责任
《登记表》的管理，实行党委、首长领导下的业务部门领导和承办参谋负责制。非人力不可抗拒原因造成《登记表》丢失、毁灭的，按丢失、毁灭机密文件论处，要追究当事单位主管业务部门的领导、承办参谋和具体责任人的责任。每年《登记表》填写归档后，支队级以上单位要以业务部门领导和承办参谋名义，填报“19××年冬季《士兵登记表》填写归档情况报告单”(式样附后)，报上一级单位业务部门。各总队、院校，公安边防、消防、警卫局，水电、交通、黄金指挥部，森警办；兵团指挥所，总部司令部管理局、特警学校、科技开发部、直属支队、通信总站，政治部办公室，后勤部司令部警务部门于5月底前报总部司令部警务部。
19××年冬季《士兵登记表》
填写归档情况报告单
××司令部警务装备处：
19××年冬季我部计划补充新兵××人(男兵××人，女兵××人)，实际接收××人(男兵××人，女兵××人)，经检疫复查退回不合格新兵××人(男兵××人，女兵××人)，补入部队××人(男兵××人，女兵××人)。上级共发给《士兵登记表》××份(男兵表××份，女兵表××份)，已于×月××日前填写完毕，现已全部装入士兵档案。
