第五条 对在档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用等方面作出显著成绩者，经商参处（经商室）应给予表扬或奖励；对因违反档案工作的规定而造成损失者，应酌情给予批评或处分。
第三章 归档范围和保管期限
第六条 经商参处（经商室）在工作和活动中形成的、对日后工作有查考利用和保存价值的文件材料，都属于归档范围，主要是：
１．我国同驻在国之间的经济贸易协定、协议、议定书、会谈纪要、换文、合同、照会、最终结算确认书、交接证书、项目图纸等；
２．向国内的重要请示、报告、函电、以及电话记录等；
３．各项工作计划、总结报告、专题报告、简报、会议记录、决议等；
４．各项工作制度、办法、条例等；
５．各种统计报表、财会年度预决算报表等；
６．各项重要对外活动的照片、图片、录音带、录像带，以及领导人讲话，题词手迹等；
７．房地产协议、契约、产权证书、施工方案和图纸等；
８．有关机构变化、干部任免或调动的文体，以及雇用外籍职员合同等；
９．驻在国调研材料；
１０．其他有查考、利用价值的文件材料。
第七条 保管期限分为长期、定期两种。
第八条 密码电报档案和会计档案的归档范围和保管期限，分别按机要工作和会计工作有关规定办理。
第四章 立卷归档
第九条 应归档的文件材料正本应及时报送国内，由主管部门立卷归档；如因工作需要，可留存副本或复制件。
第十条 对需要留存的文件材料，应随时整理立卷，年终进行归档。承办人或兼职档案人员承担立卷工作，要根据工作需要及国外的特点，本着利于工作、保密、应变的原则合理立卷。
对长期保存的案卷，应装订并拟写案卷标题和填写卷内目录。
对定期保存的案卷，可不装订。
对涉及国家秘密的案卷，要标明密别。
第五章 档案的鉴定与销毁
第十一条 经商参处（经商室）应本着“留存数量不宜过多，保管期限不宜过长”的原则，定期鉴定销毁档案。对确无保存、利用价值的档案，应登记造册，经领导批准，由２人签字监销。
