二、使用方法
（一）一份文件的标引，一般不超过７个主题词，主题词标引在文件的抄送栏之上、顶格写。
（二）主题词的标引顺序是，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词；如一份文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。
如：《财政部关于召开全国财政工作会议的通知》就需先标反映文件内容的词“财政”、“会议”，后标反映文件形式的词“通知”。
如：《财政部印发朱镕基同志在全国财政工作会议和全国税务局长会议上的讲话的通知》，需先标引第一个主题“财政”、“会议”，后标引第二个主题“税务”、“会议”，因有两个“会议”主题词，去掉一个，此文主题词标引为：“朱镕基 财政 税务 会议 讲话 通知”。
（三）主题词的标引应在分析全文的基础上进行。即通过分析文件内容、文件标题，提炼出该文件真正具有检索意义的主题概念，并将其科学、准确、规范地转换为本词表中的主题词。在标引主题词时，属于可有可无的主题词不标引，有最专指的主题词就不得用上位词（其涵盖面比其大的主题词）或下位词（其涵盖面比其小的主题词）标引，有单个主题词能表达公文含义时就不得用组配的主题词。
如：标引关于“差旅费”规定的文件时，在本词表里有最专指的主题词“差旅费”，就不得用其上位词“经费”标引。
如：标引关于“会议费”规定的文件时，在本词表里已有单个的主题词“会议费”，就不得用“会议”和“经费”组配。
（四）标引主题词时，如没有专指的主题词表达所需反映的内容，则应选取最直接相关的主题词组配标引；如组配仍无法达到要求时，可选取最直接的上位词进行标引。
如：标引关于“财税改革”的文件时，在本词表里没有“财税改革”，就需用最直接相关的主题词“财政”、“税务”和“改革”组配标引。
如：标引关于在日本发行“武士债”的有关文件时，在本词表表里没有“武士债”，就需用其最直接的上位词“外债”进行标引。
（五）附表中的区域主题词与主表中的主题词具有同等效力，当公文的主题内容涉及到某区域时方可选用。如果附表中所列的国家、地区的实际名称发生了变化，可按变化以后的标准名称使用。
如：《财政部关于河北省财政管理体制的函》、《财政部关于×××等赴香港参加“××项目”贷款签字仪式的请示》，就需要用河北、香港。
（六）在标引公文主题词时，凡文件内容涉及到真正表达公文主题的人名（外国人名不标引）和未列入本词表的县级以上地名（乡村级地名不标引）时，其人名和地名均可作为自由词直接准确规范地标引（人名用全称，地名不标后缀“县”、“市”、“地区”等）
（七）在标引公文主题词时，凡遇到新颁布的财政业务方面的“法”（不包括各种规章条例）和新开征的“税种”名称未列入本词表时，其“法”和“税种”名称均可作为自由词直接准确规范地标引（不标前缀“中华人民共和国”）。
（八）在标引公文主题词时，凡遇到“主题词表”内没有但又必须标引的新生语词，可以先标引，但须在本语词后加“（＊）”。
（九）凡财政部上报中共中央的文件，必须按中央办公厅秘书局编制的《公文主题词表》标引规则标引。
（十）凡财政部上报国务院的文件，必须按《
国务院公文主题词表》标引规则标引，即：一份文件的标引，最多不超过５个主题词；必须在《
国务院公文主题词表》的范围内选词标引；标引顺序是必须首先标类别词“财政”，然后再按规定标其它词。
