（四）发文字号，包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。公司发文由办公室统一编号、用印，部门发文由本部门综合处或文书工作人员统一编号、用印。
（五）中保集团上报党中央、国务院的公文，应在首页注明签发人姓名；子公司上报集团公司的重要公文也应注明签发人姓名。
（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，包括公文主题和文种。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。如果公文本身是专门颁发或转发某一文件的，则文末不必再写“附件”。
（八）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。
（九）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准，特殊情况以印发日期为准，电报，以发出日期为准。
（十）文件应根据文件内容标注主题词。
（十一）文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准Ａ４型（长２９７毫米、宽２１０毫米），也可用１６开型作为过渡（长２６０毫米、宽１８４毫米）。左侧装订。
第十二条 主题词、抄送单份、印发单位和时间打印在公文最后一页底端。
第四章 行文规则
第十三条 各级公司可以根据各自的隶属关系和职权范围行文，可以与当地政府的有关部门互相行文。
第十四条 同级机构可联合发文。上级公司的部门可以和下级公司联合行文。
第十五条 根据国务院的有关规定，中保集团在中央、国务院和各部委及直属机构开立公文户头，子公司一般不直接对中央、国务院行文。
第十六条 以中保集团名义上报下发的文件应由中保集团总经理或授权的副总经理签发。
第十七条 原则上实行逐级行文，但根据职责和工作需要，集团公司及其各部门可与子公司所辖分公司相互行文，并同时抄送有关子公司。
