第二十条 卷内文件排列：一般批示、批复在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件形成时间顺序排列。
第二十一条 卷内应编写页号（空白页不编号），编号采用阿拉伯数字从“１”开始顺序标注，页号位置在每面材料正面的右上角、背面的左上角。短小便条和装订线上有批改文字的须加贴边。
第二十二条 填写卷内文件目录和卷内备考表。按照格式中的要求逐项填写，卷内文件目录一式两份，一份装在卷内，一份单独装订保管。卷内文件必须除去所有金属物，用线装订。
第二十三条 案卷标题简明确切地反映卷内文件的主要内容，一般应由作者、问题、文种等特征组成。案卷封面用钢笔书写，字迹要工整。
第二十四条 案卷排列根据组织机构、业务分工和案卷的保管期限，按长期、短期的次序排列。每一年的案卷编一个顺序号。填写案卷目录，一式两份。
第六章 保管期限的划分
第二十五条 根据特办档案的使用价值和历史价值，保管期限划分为长期、短期两种（长期为１６－５０年，短期为１５年以下）。
第二十六条 凡是反映对外经济贸易方针、政策、法规性的文件材料及反映特办的主要职能活动和基本历史面貌的文件材料（外经贸部法规性文件及特办机构设置，干部任免，人员调配，启用印信，工作计划、总结、简报，房屋契约、合同、基建图纸等）应列为长期保管。
第二十七条 凡是涉及特办职能活动的，日常工作活动中所形成的一般性文件材料（特办重要会议、大事记、出口商品经营分工问题文件、较大的协调方案、一般的协调文件、与外经贸部各司局、各总公司及其它部门的一般业务来往文书等）应列为短期保管。
第七章 进出口许可证档案管理
第二十八条 进出口许可证档案管理按照外经贸部《
进出口许可证发证机关发证工作规范（〔１９９６〕外经贸管发第１６４号）文件规定执行。
