九、进出口许可证数据输入及其管理
（一）出口配额的输入
１．外经贸部下达的年度出口配额、调整出口配额以及各地外经贸主管部门的二次分配配额，各发证机关应准确输入电脑。
２．实行出口配额有偿招标商品凭外经贸部下发的中标企业名单及其中标数量输入电脑。中标企业凭《中标配额有偿招标商品出口许可证证明书》申领出口许可证时，发证机关应在该证明书上注明本次申领数量，一直到领完为止。
３．实行无偿招标商品，凭外经贸部下发的中标企业名单和中标数量输入电脑。
（二）进口配额的输入
１．实行配额管理的商品，每次办证时应将《一般商品进口配额证明》或《进口配额证明》的文号输入电脑。
２．不实行配额管理的商品，将进口登记部门签发的《特定商品进口登记证明》、《机电产品进口登记表》及国家经贸委签发的《进口证明》的批准文号输入电脑。
３．外商投资企业作为投资及自用的进口，应将各地外经贸主管部门批准的进口设备、物料清单批准文件号输入电脑；为生产内销产品而进口实行进口许可证管理的一般商品和机电产品，发证机关将各地外经贸主管部门签发的《外商投资企业进口配额证明》的文号输入电脑。
（三）数据处理与检查
１．各发证机关要做好进出口许可证的统计工作，每天复制当天数据，每月底使用“检查上报库”项目，检查无误后于５日前将上个月发证的计算机数据上报外经贸部（计算中心），不得拖延或漏报。已与部（计算中心）联网的发证机关通过网络上报，未联网的于每月５日前用特快专递将软盘寄出。
２．各发证机关在上报数据的同时，应打印当月发证统计表，及时检查了解发证情况，如发现无配额、超配额发证问题，应及时检查和纠正并将情况报外经贸部（贸管司）。
３．各发证机关应按规定对发证情况进行定期自查，并于每年９月底将检查情况上报外经贸部（贸管司）。
十、进出口许可证档案的管理
（一）进出口许可证档案的内容包括：进出口许可证的留存副本；企业办理出口许可证所提交的合同；发证机关对进出口许可审批的原始材料（申请表、合同、经办人及领导审核意见、配额证明等）；进出口许可证领证登记本；办理进出口许可证的错证、废证。
（二）各发证机关应于每年上半年将上年度的进出口许可证文件材料进行立卷归档。归档材料分门别类保存，许可证的留存副本连同其审批材料按许可证的签发时间顺序归档。
（三）各发证机关应对许可证档案集中统一管理，实行专人负责。
（四）进出口许可证档案的保存期限为５年，满５年者，各发证机关经鉴定并报领导批准后销毁。
（五）进出口许可证档案的调阅应经领导批准，执法部门调查案情时，发证机关可凭其出具的介绍信给予查询，并视情况给予口头的或书面的答复。
十一、许可证代码的管理
（一）目前进出口许可证使用的代码共有１０种，分别是：进出口企业代码、贸易方式代码、外汇来源代码、商品代码、国家和地区代码、口岸代码、货币代码、支付方式代码、运输方式代码、签证机关代码。
（二）许可证代码由外经贸部统一编制、修订。除进出口企业代码外，未经外经贸部批准，任何发证机关不得更改、增删上述代码。
