第六条 归档文件按年度--组织机构--保管期限--类别进行排列和编目，排列方法应统一，前后保持一致，并相对稳定。
第七条 应归档文件的管理，应以件为保管单位。
第八条 一般每份文件为1件。文件的正本（包括附件）与定稿（底稿）为1件，报表、名册、图册等1册（本）为1件。来文为1件，复文为1件。请示为1件，批复为1件。
第九条 本单位已取消纸质文件的，应印制一份纸质文件并加盖发文机关印章归档。
第十条 归档文件用无酸纸信封角、不锈钢曲别针装钉。装钉顺序是：正本在前、底稿在后，正件在前、附件在后，原件在前、复制件在后，转发文在前、被转发文在后，批复在前、请示在后。
第十一条 每份文件第1页右上角盖本单位归档章（见附件图1），并用钢笔、蓝黑墨水填写。
全宗号：是档案馆给各单位的顺序号，已刻在印章上。
年度：用4位阿拉伯数字填写。
室编件号：是本部门对该份文件所编的顺序号，用阿拉伯数字填写。
机构：是该份文件归档机构的全称或标准化简称，已刻在印章上。
保管期限：按该份文件的保管期限填写永久、定期（30）年、或定期（10）年。
馆编件号：暂时不填写，待移交中央档案馆时，按进馆要求填写。
第十二条 打印归档文件目录（目录式样见附件图2）。以件为单位顺序填入目录，统一使用A4型（210mm×297mm）纸张，用小4号字。
件号：按文件顺序填入。
责任者：填入对该份文件负责的单位名称或人名。
文号：是指文件的字号，刊物填期刊号。
题名：填入文件标题，不得省略。没有标题的可以填写事由，外加“〔〕”。
日期：正式文件填写签发日期，其他材料填写形成日期，用8位阿拉伯数字填写，如“2001.08.13”。
页数：按该文件有字（图、表）的页面计算，用阿拉伯数字填写。
