八、案卷脊背的年度填写汉字，如“一九九五”，案卷号暂与归档号一致。全宗号、目录号由档案部门填写；
九、案卷封面的日期、件数、页数、档案管理号等数字，一律使用阿拉伯数字。除归档号和脊背上的案卷号用铅笔填写外，其余各项均需使用钢笔填写。
第十五条 卷内文件材料应按排列程序，依次编写页号，不得遗漏。编页时应从卷内文件的首页开始，不分件数统编一个流水号。填写时，执铅笔用阿拉件数字在有文字的每页材料正面右上角、背面左上角编写页号。
第十六条 卷内文件目录必须按规定格式和要求逐件填写，其填写方法和要求是：
一、顺序号，填写卷内所有文件的先后位置号；
二、文号：收文，填写来文机关的发文号，发文，填写本机关的发文号；
三、文件标题，填写卷内文件的标题，一般照原文抄录，不要随意更改和简化，没有标题的可照文意自拟标题；
四、文件日期，填写文件的制发日期，没有日期的要尽量考证清楚；
五、文件所在页号，即按统一编的页号填写每份文件的起止号；
六、备注，填写卷内文件需要说明的问题；
第十七条 卷内文件目录必须使用计算机打印。
第十八条 卷内备考表由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成，其填写方法和要求是：
一、本卷情况说明，填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁和其他需要说明的情况；
二、立卷人，由立卷人签名；
三、检查人，由案卷质量审核者签名；
四、立卷时间，填写完成立卷的时间。
第十九条 案卷组成后，应根据《文书档案保管期限表》逐卷准确划注保管期限并填入案卷封面相应项目。
第五章 案卷检查
第二十条 各单位的文件承办人将组好的案卷，交本单位文秘人员检查，检查内容如下：
一、文件收集齐全、完整，不缺件少页；
二、卷内文件排列有序，目录与内容一一对应；
三、卷内文件纸页规格一致，外观整齐；
四、案卷标题及封面按要求填写，字迹工整清晰。
第二十一条 文秘人员将检查过的案卷，交机关档案部门审核，经审核合格，方可装订；不符合要求的，退回返工。
第六章 案卷装订
第二十二条 案卷装订前要拆除文件上的大头针、曲别钉、订书钉等金属物，以保证文件不被锈蚀、损坏。
第二十三条 对破损的文件材料，应按要求修补或托裱。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，对未留装订线的文件应在左侧加贴纸条。
第二十四条 案卷采用三孔一线的方法装订，对不合订在一起的案卷，应逐件用细线装订。
第二十五条 每个案卷的文件材料，一般不超过二百页，材料过多的可分为若干卷，但应注意卷内文件材料的阶段性和联系性。
第二十六条 照片、录音带、录像带等声像档案，应在每盘上注明摄录的时间、内容、承办单位或承办人，逐一登记，单独保存。
