（一）许可证的存底联
（二）有审批意见的申领许可证申请表（更改表）
（三）签发许可证的依据（批件、配额或登记证明，招标商品的领证证明书，合同，介绍信或证明信等）
（四）发证软盘
（五）发证登记本
（六）空白证书领用核销登记本
（七）需要保存的其他资料
（八）许可证档案、空白证书、废、错证销毁登记帐册
第三十六条 许可证空白证书及许可证档案的保管、销毁按保密文件的有关规定执行。许可证档案保存期限五年，未使用的空白证书保存期限二年。销毁时必须详细登记证号，并履行报批手续。未经领导批准，任何人不得擅自作转移、销毁处理。
第七章 业务培训
第三十七条 许可证局负责统一管理各发证机构工作人员的业务培训工作，编写发证人员培训教材。培训内容包括外经贸政策、配额许可证管理规章制度、签证规范、计算机操作及软件使用。
第三十八条 各发证机构工作人员必须经过上述培训后方可上岗。
各特办工作人员派出前由许可证局负责组织培训。各地方发证机构工作人员由地方发证机构负责组织培训。许可证局将根据需要不定期举办发证工作人员培训班。
第八章 奖励与处罚
第三十九条 对于严格遵守许可证业务、设备、财务、印章、档案管理各项规章制度，切实为企业提供优质服务，在许可证管理工作中成绩显著的发证机构或个人，将予以表彰和奖励。
第四十条 对下列行为之一者，视情节轻重分别给予通报批评，停止单项商品发证权，直至取消全部商品发证权的处罚：
（一）无配额、超配额签发许可证
（二）违反配额许可证管理规定，擅自延长许可证有效期
（三）超越管辖范围签发、更改许可证
（四）不按规定上报许可证签发数据或上报数据不及时、不准确，经批评后不改正或上报数据弄虚作假的
（五）未按本办法要求建立内部管理制度或虽有制度不认真执行，以至发生空白许可证证书、签证专用章、许可证档案，计算机发证和数据管理程序及密码丢失、泄密或被非法盗用，造成责任事故的
