发证机关按部贸管司下达的配额调整单及商会下达的企业中标单，由微机调整单输入口输入。招标类别凭纺织商会下发的企业中标通知单，输入并在类别标记处打Ｚ。对子类别（或称“其中数”）增减配额时，应相应同时增减其主类别的配额。（如３３８－Ｓ增加１００打，则同时应在３３８项下增加１００打）。
７、类别间配额的包含关系
（１）美国分组配额数据（含丝绸组），直接分给公司的配额，包含在其所在的口岸配额数据之中。
（２）主类别的配额数，包含其子类别的配额数。有关类别间关系详见附录。
８、欧共体工业家配额
欧共体工业家配额的统计应与正常配额分别统计，两者关系不同于上述母子类别关系，而应分别统计。即工业家配额的增减与正常配额没关系。例如６类某公司工业家配额的增减与其正常６类其基数或调整数无关系。
（二）上报数据
１、上报的数据必须准确，并与证书数据相符。
各签证机关须每天将所签发的出口许可证数据通过网络上报部计算中心，不得迟报，漏报。如有二批以上数据同时上报，务必按抽取的先后顺序传送。
２、每年１月５日后，计算中心不接收上一年度的许可证数据。特殊情况需换证的，需报部贸管司审核，并书面通知部计算中心将数据发往国外。
（三）非配额类统计
应加强非配额品种出口统计工作。近年来，国际上贸易保护主义抬头，加之我纺织品出口发展较快，进口国随时都可能根据双边协议的有关条款对某些非配额品种进行设限。各地上报的非配额出口统计是新设限品种对外谈判配额的数量，对内进行分配的主要依据，各签证单位务必认真做好非配额品种及非配额地区的贸易出口统计和上报工作，并严格按正确的商品分类归类，督促有关企业按规定申领有关证书。在非配额品种设限后，对由于未按规定申领有关证书或未输入电脑及未上报外经贸部所造成的损失概不予补偿。
（四）年初始化
为保证每年有其独有的数据库环境，新年开始应建立一个新的数据库用户，具体步骤见操作手册。
（五）数据备份
签证机关务必每天对数据作备份，以保证计算机签证系统的正常运行及数据的正确性、完整性。这应作为一项日常必做的工作来要求。
四、月报表数据管理
（一）月报生成
为了使上下数据取得一致，便于每月核对报表的准确，各签证机关应将当月（包括３０日或３１日）签证的数据在下月第１个工作日之前全部上报完毕，并打印报表。如：５月份数据（含３１日所签证书）应在６月１日前抽报完毕，在抽报５月份数据，打印５月份月报后，再签６月份证书。
（二）部计算中心每月下发的报表种类
