海员外派机构从行业范畴来讲，属于船员服务机构，按照《
船员条例》的规定应当取得资质许可。但在资质的具体条件上，与一般船员服务机构相比，又具有一定的特殊性，需要根据劳务外派的特点规定单独的许可条件。因此，
《规定》参照了商务部原来一直沿用的对外劳务合作许可条件以及正在国务院审核、近期将出台的《对外劳务合作条例》的规定内容，明确了海员外派机构的从业条件，以强化海员外派的管理，并保持政策的连续性。
《规定》第
五条明确的为外国籍或者港澳台地区籍船舶提供配员等船员服务活动机构的资质条件主要体现在三个方面：
一是人员要求。要求海员外派机构的专职管理人员中，应有两名以上具有国际航行海船管理级船员任职资格的人员和至少要有3名具有两年以上海员外派相关从业经历的工作人员。同时，为避免“皮包公司”式外派机构欺诈海员的情况，还要求其必须具有100人以上的自有外派船员。
管理人员的数量和质量对于外派服务机构的工作是至关重要的，人员素质的高低，是海员外派机构能否高效运转的决定因素。海员外派工作的专业性较强，国际船员劳务市场的行情又十分复杂、瞬息万变，船员在派出期间可能遇到的各种问题，都需要预先探知评估，并与境外船公司沟通协商。所以，管理人员只有熟知了外派海员的工作环境、工作任务、生活方式，还有国际、国内船员流动、市场走向等方面的情况之后，才能在签订劳动合同、服务协议、上船协议时更好地履行审查、把关、咨询义务。同时，海员外派与在国内提供船舶配员服务存在一定的区别。把海员派到海外去工作、谋生，这是一种比较特殊的船舶配员服务，条件中要求经营者具有国际法律常识，了解接收海员的国家以及境外船东的详细情况，对派出海员的工作、报酬甚至生命负责。如果因经营管理不善而带来纠纷，形成诉讼或者造成安全事故，不但会给劳动者造成损失，也会影响到国家外派海员形象的提升。
二是资金要求。要有至少500万元人民币的注册资金，并具备足额交纳100万元人民币海员外派备用金的能力。关于注册资本和备用金的规定，是从海员外派业务的对外经营性质考虑的，基本沿用了商务部原来的规定。备用金是作为外派海员在遭遇突发事件时的应急之用，同时，当外派机构欠付外派海员赔偿金时，也可以以此进行支付。为了规范备用金的管理使用，
《规定》明确指出，备用金的使用和管理，应当遵守国家对外劳务合作备用金管理制度。
