1．适用范围
在日本，根据《日本民事诉讼法》第372条第3款和第226条，在通过简单的程序就能即时得到证据资料的情况下，可以采用电话会议的证人询问方式。另外，根据该法，电话会议也可以适用于辩论准备程序（第170条第3款）和书面准备程序（第176条第3款），根据日本《民事诉讼规则》第96条第1款，还可以适用于法院外的进行协议期日。上述各项程序，在当事人的居住地远离法院、双方当事人都很明确或者只有一方当事人出庭的情形下，法院可以通过这种方式与当事人进行争点、证据整理以及其他口头辩论准备工作。日本的上述做法值得我国借鉴。就证人询问来说，笔者以为，按照电话会议的适用条件来看，它可以适用于简单的民事案件和只需对证人询问几个较简单事项的一般案件，并且以证人和当事人同意接受电话询问为前提，至于是否要求在证人不能或不必或不便出庭的情形下才适用，不应强求一律，而宜根据实际情形确定。
2．询问程序
（1）申请和决定。由于电话询问时法官和当事人只能听到证人的声音而无法看到其表情和体态，故证言的可信度一般是要打折扣的。因此，采用电话询问方式，应当由当事人提出申请。一般情况下，申请应当采取书面方式，并写明下列事项：证人的姓名、住所和预定的询问时间；拟证明的事实以及该事实与证据的关系；通话的电话号码及通话地点；证人不能或不必或不便出庭的原因。法院接到申请后，应当从证人不出庭的原因、证言对于诉讼的重要性、采用电话会议的可行性等方面进行审查。若认为证人不出庭具有正当理由、证言对于诉讼具有较大意义但不是特别重要并且采用电话会议具有现实条件时，可以允许采用此询问方式。如果法院认为当事人申请的证人所在地不能保证证言的可靠性时，有权要求当事人变更询问地点。为了保证询问的顺利进行，当事人应当在第一次口头辩论期日之前申请。并且，当事人应当在申请前就联系证人以取得其合作。当事人在申请的同时，应当预交询问所需电话费、证人津贴等费用，符合司法救助条件的，可以申请司法救助。既不缴纳费用又不申请司法救助的，法院应当驳回其申请。
（2）询问前的准备。当事人双方都应当于询问期日出席法庭。在进行询问之前，法院询问人员应当打电话确认通话地的电话号码和地点，以免弄错。然后对证人进行简短询问，问明其姓名、年龄、住址、职业等个人情况，询问时应当按下免提键，让双方当事人聆听证人的声音、说话方式和说话内容以确认是证人本人。如果对证人的身份还存在疑虑，可以要求证人利用传真传送能够证明其个人身份的证照，如户口簿、身份证等，证照要由证人签字确认。
