4、依靠科技,发挥科技的强大作用
积极的运用高科技手段和技术,进行“两假”的防范和识别。首先,在办公电脑上配备第一代、第二代居民身份证识别仪,保证每张证件都要进行机读,提高身份证件的识别能力。同时要将机读与视读相结合,防止机器故障时出现不良后果,确保每张身份证件的真实无误。其次,可以申请开通公安部门的公民身份信息查询系统,通过登录专门的身份信息网络进一步核实当事人身份,甄别当事人真伪,有效的防治冒名顶替现象的发生。第三,为办公电脑配置高清晰摄像头、为业务公证人员配备照相机等,对当事人到场人员、签字情况进行拍照固定,打印后由当事人签字或者按手印存档。对于有条件的公证处,可以建立视频监控系统,对办公区的办证实况进行实时监控拍摄,存储一定时间备查。对于有特殊情况或者重大事项的办证过程进行摄像,并制作光盘存档。避免以后发生纠纷之后当事人抵赖。
三、公证实务中防假打假的几点想法
1、建立社会联动,合力打击造假用假行为
公证中“两假”的防范和打击,不能单单依靠公证处一家的力量。打击造假、用假行为,建设诚信社会是政府各职能部门及相关单位的共同职责,再者对造假、用假行为的防范、打击也不是单单依靠公证处就能顺利有效进行的,必须建立社会联动机制,形成合力,共同出击。首先必须依靠公安机关的权力对造假、用假行为人进行惩处教育,使其受到应有的处罚,这样也可以警示后人,起到“惩前毖后,治病救人”的效果。其次对于查证属实的造假、用假行为,除进行必要的处罚之外,还可以建议将其造假、用假行为记入中国人民银行的个人征信系统,成为个人信用档案的一部分,使其造假、用假行为影响到个人信用评价。在个人信用日渐受到重视的今天,这样做可以增加当事人造假、用假的成本和代价,促使其谨慎考虑其自身行为,权衡造假、用假行为的利弊得失。
2、关联单位公章备案制度
在防范假的证明材料上可以建立公章备案及比对制度。对于与公证处联系密切的政府机关、企事业单位、社会团体,可以建议甚至要求其办理公章备案,尤其是经常出具证明材料的居委会、街道办、婚姻登记处、公安局派出所,业务较多的企事业单位。这样可以保证其证明材料上出具单位公章的真实无误,一定程度上可以筛查假的证明材料,同时也维护了相关单位的形象和权威,避免了其单位公章被冒用带来的不良后果。同时,为了加快公章比对的效率和准确性,对于有条件的单位,可以建立公章电脑比对系统。通过将证明材料上的公章扫描进入电脑,运用电脑软件将扫描的公章与备案的公章进行重合比对,从而认定证明材料上公章的真实性。