据巴县光绪三十一年四月二十九日黄元善禀状，正取代书在下一任知县考试时，有可能变为副取代书。据光绪二十九年至光绪三十二年的巴县档案反映，正、副取代书的名字虽有可能互换，但被新人大部分取代的现象则没有。[44]这与道光年间的情况很不一样。不过此时已至清代末期，不能代表清朝官代书任期的一般情况。官代书有可能因其执业优势而多次考录，但并不完全保险。如光绪三十四年三月初八日，前任代书彭寿南之禀称，其曾在前任周知县时考取副取，次年补入正取，至周知县离任、耿知县到任之后均未考取。[45]
现存黄岩县诉状表明，代书黄蔼香最早出现于同治十三年（1874）十二月十八日（第1号状纸），最晚出现于光绪二年（1876）二月十三日（第7号状纸），是目前所见黄岩诉讼档案中在任时间最久的官代书，且只有他一人在两任不同的知县（正堂郑、正堂王）期间拥有官代书资格。清代县官在一县的任期一般为一至两年（甚至更短），这与衙役、书吏在县衙长期任职大不相同。尽管官代书将来仍有可能考取的机会，但多年连任的情况不多。因此，官代书大都有任期短期化倾向。新官上任照例重新考取官代书，每位官代书的戳记都由现任官员颁发，故官代书任期大致与县正堂任期重合，近似于“一朝天子一朝臣”。
清代州县以上衙门有多少官代书，笔者未曾检阅到相应的足够文献。不过，如前引《福建省例》所言，与州县官相比，府及以上的行政机构受理的讼案甚少，官代书名额自然要少多了。张修府曾在一份文件中提到：“照得本府考取代书饶德初、李及时两名，业经取具保结，颁给戳记。”[46]在另一份文件中又提及：“现经本府秉公考取李遇春、张连陞二名。”[47]该知府衙门在同一时间考取的官代书可能仅两名，比巴县这种词讼繁多的大县少多了。
刘衡后来在四川省任知府时，曾向上司汇报他任知县期间的经验：招考的代书分为当差与候补两种，凡当差代书责革后，“以记名候补之代书挨次充补。”[48]刘衡的上述措施至少在巴县得到长期实施。据光绪二十九年闰五月彭瀛州的禀状，巴县的官代书有正取与副取两种。正取代书为正式代书，副取代书为候补代书。光绪二十九年闰五月，巴县副取代书有彭瀛州、黄文清、魏光宗、廖玉卿、杨善文等五名。正取代书病故或斥革开缺，则由副取代书顶替，原任戳记销毁。如光绪三十一年七月二十一日，正取代书吴春华等的禀状称，光绪二十六年，经前任张知县批准立案，正取代书病故后，由其它正取代书联名向知县禀明并将戳记呈交销毁。据光绪三十一年正月二十五日黄元善等人禀状称，正取代书出现缺额时，“该副取（代书）挨次补充足额。”正取代书亡故，“所遗名缺应副取第一名”替补。但最终人选由知县决定。比如，光绪三十一年四月二十九日，彭瀛州在正取代书犹明新死后，其为副取第一名，请求“赏准顶补给戳”。彭的请求遭到另一名副取代书的反对，同年闰五月十六日，魏光宗禀状称“正代书者历素朴直谙公，一身不当二役。”而彭瀛州是承科经书（承发房书吏），不应顶补。作为有利可图的行业，一旦正取代书出现缺额，副取代书往往互相争夺。此次“副取人等每迭词互相争补，攻讦不休。”于是，知县决定由副取代书黄元善“试办一月，如有违误，即行责革”，经过一个月的试用期，黄最后被录用。[49]除此之外，笔者还在光绪十五年九月陈子杨的一份非正式禀状上发现盖有一枚由正堂周颁发的“学习代书”吕永终的戳记，该戳记与正式代书的戳记外形一致，但要小多了。[50]笔者在所阅的巴县档案中，仅见正堂周颁发有此类“学习代书”戳记，学习代书身份地位或与之后的副取代书一致。
在正常年份，正、副取代书存着分工。作为候补人员，副取代书不能撰写正式的呈词，但可以为当事人撰写一些非正式的诉讼文书（如禀状）以收取少量费用。据光绪三十四年三月初四日胡作霜等禀称，前任张姓知县考取正、副取代书，正取代书验给大戳盖呈词格式，副取代书验给小戳盖条白小禀。但后来历任知县未再招考官代书，随着官代书的先后病故，最后只剩下五名正、副取代书，以致办公“不敷前额”，以大戳盖小禀，正副无分。[51]笔者查阅到巴县副取代书彭瀛州分别于光绪二十九年十二月初三日撰写的禀状[52]及光绪三十一年六月十九日撰写的催呈状。[53]正堂傅颁给他的戳记右侧注明“代书彭瀛州”，而若是正取代书，则注明“官代书某某”。官代书每次书写完状纸后都要盖上戳记。官代书戳记由衙门颁发。清代一些文献表明，官代书领取戳记时，甚至也得同差役一样向知县呈交陋规。[54]笔者迄今所见巴县、黄岩县、宝坻县及淡新地区的戳记形状大致类似，为上梯形与下四方形的结合。[55]这种形状的来源，很可能与衙门前的照壁形状有关。[56]有的衙役的戳记与官代书戳记外形类似，表明官代书的戳记形制一定程度上具有公权力象征色彩。[57]上方梯形框内注明戳记的颁发机构及长官的姓。比如同治九年（1870）郭何氏状纸上的官代书戳记上半注明“淡水分府陈”，[58]说明该官代书的戳记由福建省淡水分府陈姓知府所颁。道光五至七年间（1825-1827），刘衡在巴县任内颁发的戳记则注明“县正堂刘”。[59]
与此稍异，黄岩县官代书戳记的上半部略写为“正堂某”。在四方形框内的中部，多为形迹缠绕复杂的印字符号。田涛认为，这些印字往往是官府书写的一个连体字，俗称“花押”。文字内容一般为“公生明”、“平允”、“正直无私”等，似乎是官府故意写成这样的形式，以便作为一种带有仿伪色彩的信证。[60]当然也偶有例外，比如上述巴县刘衡颁发的官代书戳记在该部位只是刻有“不许 朦混声叙、增减情节”十字，此种情况甚为罕见。[61]如下图所示：
四方形框内左右两侧一般注明拥有该戳记的官代书姓名。比如，刘衡颁发给严正义的戳记注明“官取代书，给严正义”。[62]道光五年三月，县正堂刘的前任正堂王则在颁发给张士元的戳记相应部位注明“考取官代书，张士元戳记”。[63]道光二十九年（1849），巴县正堂详给严正义的戳记相应部位简化为“官代书，严正义”。[64]光绪二十九年十一月至光绪三十年六年正堂傅在任期间，颁行的官代书戳记右侧注明官代书及姓名，左侧则以小字双行注明官代书收费数额。[65]此种情况甚为特殊。
清代同治、光绪时期，台湾民众多移居自福建、两广地区。台湾淡新地区的官代书多依籍贯加以区别。据《重修台湾省通志》记载：淡新地区官代书有泉、漳、粤籍人，而据新竹厅志，新竹县原有之代书人，泉籍二，漳籍一人，粤籍一人，各对同籍贯两造的呈诉状，负责撰写盖戳。此因同籍贯之代书，熟识同籍之两造故也。[66]新竹县衙还特别在颁给官代书的戳记上注明其籍贯，如前引同治九年郭何氏状纸上的官代书戳记被注明“给泉籍代书陈衷曲戳记”，说明该代书来自福建泉州。同治十年（1871），一位代书的戳记上注明“给漳籍代书王安泰戳记”，即籍贯福建漳州，[67]光绪四年（1878）一枚官代书戳记注明“给粤籍代书官杨清戳记”，[68]表明该代书来自广东。每位代书的戳记都由现任官员颁发，考虑到清代地方官员在当地的任期一般仅为一至两年，官代书的戳记自然也不断更新。
状纸必须由官代书盖上官颁戳记，但偶有特例。如，道光二十五年（1845）九月十六日，顺天府宝坻县梁继孟呈交的状纸没有官代书戳记，仅手写“官代书朱士先”字样，[69]或许朱士先考取官代书后，执业时来不及刻戳所致。在道光二十八年（1848）三月二十三日的一份状纸上，出现了朱士先正式的官代书戳记。[70]光绪十一年（1885）正月黄岩县徐牟氏的呈状（第32号状纸）上仅盖有“代书包连升戳记”条状字样，该代书在之前或之后的状纸均盖有衙门正式颁发的戳记印章，是否为该代书未及携带戳记所致？此不得而知。
官代书承担为当事人书写诉状的任务。但从档案所揭示的情况来看，清朝有些地区的许多状纸并非官代书撰写。比如，晚清四川的诉讼习惯有“代书起草，状面须盖戳记。若私人起草，则謄格后但注‘来稿’二字，仍由代书盖戳。自官代书裁革后，代人草状者均须署名，并注与诉讼人有何等关系”。[71]唐泽靖彦的研究说明，在淡新档案反映该地晚清案例材料中，百分之八十以上的词状（还有诉词、呈词）都是事先拟好稿子带到衙门的，在他所统计的二千九百八十二件民刑案中，最多的是在呈状前面空处注明是“自（来）稿”的（占百分之五十九），另有百分之九注明是“自稿缮便”（即经衙门代书修改过的自来稿）──不同于“缮便”（即由衙门代书代拟），还有约百分之十四是用非官定状纸呈递衙门的。[72]在目前所见的黄岩诉讼档案中，只有第3号诉状明确注明做状人是代书，共有53份诉状标明了做状人（第30号之后的大部分诉状亦同时注明写状人），占总数的67.9％，少数诉状未曾标明做状人。这说明绝大部分诉状当为官代书之外的其它人缮写，后经代书审查、抄写并加盖戳记。
三、规范与职责
《大清律例》对官代书制度的规定甚为简单。官代书的收费、官代书的戳记外形、官代书的执业规范等，则主要依赖地方规范与司法实践加以限定。根据前引《大清律例》，清朝官代书的职责主要是照当事人的供述据实謄写状纸，写完后登记代书姓名，再呈交衙门验明；官代书如有增减情节，将之照例治罪。则最初设置官代书主要是为当事人书写状纸。如同治年间曾于湖南省任知府的张修府称：“查代书一项，为小民传述情辞，关系颇重。”[73]但是，官代书逐渐成为协助官员清讼的重要“装置”。康熙年间黄六鸿就说，“考定代书所以杜谎词也。”[74]类似观点在后来的官员中甚为普遍：“照得设立代书，给发戳记，原以杜讼棍包告代递之弊，伸庶民负屈受害之情，并有所稽查。而无情不经者莫得逞其私忿，法至善也。” [75]官代书之设的主要目的是“杜讼棍包告代递之弊”，即去除讼师唆讼、包讼。在官方视野中，讼师乃是诉讼产生的重要源头──“清讼累先清讼源，穷讼源当寻讼师。” [76]而这，又与官代书的职责有重要关系。“有所稽查”相当于官代书替官府预先审查当事人的控诉内容。设置官代书乃是清理词讼的重要途径：“（官代书）察其事故，无甚紧要，即行劝止，一言之下，释嫌息讼矣。”但官代书以撰写状纸获利，受利益驱动，反有可能教唆词讼。乾隆年间福建巡抚认为，“闽省民多好讼，皆出一班讼棍遇事教唆，各属代书贪钱兜揽，遂至积习相沿，成为风气。” [77]讼师与官代书在为当事人书写状纸这一点上相似。不过，前者是饱受打击的非法职业，后者是合法行业。但这种界线在利益驱动下变得模糊，官代书的业务活动也可能向讼师职业趋同。如方大湜认为，民间诬告不仅由于讼师教唆，而且也与代书从中协助有关──“民间词讼以小为大、增轻作重，甚至海市蜃楼凭空结撰，非因讼师教唆，即由代书架捏”。[78]从这个角度而言，讼师是非法的官代书，官代书是合法的讼师。由此可见，官代书制度的设置虽有协助衙门清理诉讼这一重要目的，但该制度难免日久弊生。有的官员谈到当地官代书“从前辄敢乱写呈词，以无为有，经本县一再惩治，此风稍戢。” [79]这种倾向早在元朝《元典章》即有类似记载：“（大德年间，所在官司设立书状人）凡有告小事，不问贫富，须费钞四两而后得状一纸，大事一定半定者有之。两家争竞一事，甲状先至，佯称已有乙状，却又其所与之多寡而后与之书写。若所与厌其所欲，方与书写。”[80]对于违法官代书，清代有的官员认为应依照讼棍例惩治──（官代书）“撰拟词状，务须依口直书，不许增减一字。倘查有串唆诬陷情事，照讼棍例究办。” [81] 由于职业关系，官代书与衙门书吏等人存在着千丝万缕的联系。故有人冒充官代书勒索钱财。如光绪二十八年十二月，四川省合州县民赵玉州至重庆府鸣冤，称其外甥萧禹门因讼事至重庆，被冒充代书的李萼辉串通差役、痞类私押店内三日不释。府衙捕获李萼辉后，对其重责枷号示众。[82]
