（1）根据能够进行自动化处理的信息以及为了进行自动化处理而进行记录信息；
（2）作为编档系统的一部分或者为了组成编档系统的一部分而记录的信息；
（3）或者是作为可供查阅的记录的一部分的信息。
美国1974年的《隐私法》仅保护包含在政府“记录系统”作为记录的个人信息。所谓“记录系统”是指可以通过姓名或其他识别方法进行查询和检索的个人信息系统。即使政府掌控的信息与某人有关，但由于没有编辑目录，不能通过姓名和其他识别方法进行查询，就不属于记录系统中的信息，也就不受《隐私法》保护。但这并不意味着法律不保护，仅仅是不能得到《隐私法》的特别保护，美国宪法和普通法以及判例仍会对这些个人信息进行保护。
电子档案和可以进行人工检索的纸面档案中的个人信息是可供查阅、检索和进行其他处理的。先有纸面档案，再有电子档案是一个历史事实。然而，当个人信息储存在电子档案后，由于电子化处理方式的便捷使得个人信息被作为社会的一种重要的经济资源而得到全面的开发和利用。在这种利用过程中，个人权利侵害发生了，保护也随之而来。因此，全球的个人信息保护是先从电子档案开始，并逐步向纸面档案过渡发展的。
随着计算机的广泛应用和办公自动化的实现，电子文件大量产生。电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件[6]。电子文件的诞生标志着档案开始发展到一个新的阶段——电子档案阶段。电子档案以一定的媒介作为载体，在计算机和计算机网络环境下，通常以网络、光纤、硬盘和其它硬件设施为载体，采用丰富的表达方式，如符号、声音、动画、电影、录像等等。信息技术融入档案工作，使得档案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上档案电子化和网络化后，最大限度的利用了档案资料，产生了巨大效益。然而，电子档案和许多新生的信息技术产物一样，从出生时起就面临着许多法律上的尴尬，如电子档案的法律地位问题[7]、原始性问题[8]、保密性问题[9]等等。随着国际社会对个人信息保护的加强，电子档案所涉及的个人权利问题成为一个十分敏感的法律问题。因此，保护个人信息的立法从电子档案开始。
电子档案是传统纸面档案的电子化与网络化产物，与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式。电子档案与纸质档案也有明显的特点[10]：首先，电子档案中信息与载体可以分离（信息数据化、载体虚拟化）；其次，可复制性强，复制件和原件不易区分；第三，信息的稳定性较弱，比如说修改相对容易，并不留痕迹，信息容易丢失等。电子档案的这些特点使得电子档案中的个人信息更容易处理，也容易遭受侵害。从电子档案的设计原理可以知道，电子档案中存在的个人信息是可以满足查阅和处理的形式要素的。而在纸面档案中储存的个人信息则不一定，只有建立了检索系统的纸面档案才被认为是满足了可以查阅和处理的形式要素。
