五个分部的管辖范围根据荷兰五个上诉法院的管辖范围来划定。每个分部设一位经理和一位副经理，有自己的政策研究人员和行政人员等。地方办事处按照警区来划分，有自己的经理。按照司法管辖权，荷兰分为19个司法省，每个省都有若干地方办事处(“单元”) 。地方办事处经理负责管理各自的“单元”，同时也负责管理同一个司法省内目标领域的缓刑工作。分部经理们之间的分工与合作也是如此。
荷兰的三个缓刑机构之间在协议的基础上开展合作，协议中包括对资金分配和工作量划分的规范。该协议制定于1995 年，随形势的发展进行修订。各缓刑机构的地方办事处具体负责监督犯人缓刑的执行。每个分部都设有一个“前门”负责接收缓刑犯，在此对该犯人作出初步评估并确定哪一个缓刑机构对他负责。
荷兰的职业缓刑工作者都是专业人士，他们都具有社会福利学方面的专业背景。缓刑机构也给它的工作人员提供内容精湛的业务培训，如荷兰GGZ 的工作人员都要接受关于如何与吸毒犯打交道的额外培训。1998年，荷兰从事缓刑服务的全职人员共有1900名，其中2/3是职业人士，其它为行政人员、辅助人员与各级经理。此外还有很多大量的兼职人员为缓刑机构服务。
三、不同刑事司法阶段的缓刑工作
(一) 概述
荷兰缓刑工作的目标体现在两个层面，一是促使犯人成功回归社会，二降低重犯率。由于缓刑机构工作的核心是根据不断变化的社会需求为犯人提供帮助和支持，他们大部分的日常工作在法律中并没有明确规定。减少重新犯罪的终极目的是通过帮助犯人建立和外部社会的关系来实现的，所以缓刑机构需要做大量工作帮助犯人寻找住所、找工作、接受教育和培训、促进和维持他与外部的社会关系等。这些在法律中都没有明文规定。只有本文前面所提到的《缓刑法案》是规范缓刑机构活动的专门法律。社区服务缓刑工作者需要遵循的程序和标准在《缓刑议定书》中有明确规定。
如果犯人或者犯罪嫌疑人愿意成为缓刑服务的“客户”，缓刑机构便就此举行一次专门会议，对与其犯罪有关的问题进行测评，然后根据得出的结论结合该犯人或嫌疑人的具体情况制定行动计划书。其中包括参加矫正方案、配合执行某种处罚等活动，以及缓刑的预期目标和实现目标的时间表。行动计划书定期接受评估，如有必要则及时修订。犯人(“客户”) 和缓刑机构都要在行动计划书上签字，这实际上成为他们双方签订的“合同”。
