在决定有关信息是否构成必须披露的“行政记录”过程中，最高法院主要考虑4个因素：[4] 文件是否在机构控制之下？在机构内部产生？是否进入机构档案之中？是否“因任何目的”而被使用？在1980年的案例中，申请人要求获得基辛格在任国务卿和总统的国家安全顾问期间的3份电话记录。基辛格把这些记录作为他私人所有，并把其中2份在他担任国务卿期间转送给国会图书馆。对于这两份记录，最高法院认为它已经在申请之前就脱离了外交部的控制。第三份记录是基辛格任国家安全顾问时期的电话谈话，而该顾问委员会所属的总统执行办公室并不是信息自由法所定义的“机构”，且该文件被转移到外交部并不表明它是外交部的文件，因为外交部并没有产生这份文件，这份文件也没有进入外交部档案，或“因任何目的”而被利用。一份文件在特定机构的物质存在本身并不能使之成为“机构记录”，否则基辛格个人的书籍等存放在他办公室的所有材料都将受制于披露。
最后应该指出，《信息自由法》仅规定行政机构披露信息的义务，当然并不适用于任何收集信息的私人机构，也不要求行政机构从私人来源获得其所不掌握的信息。[5] 《信息自由法》的功能是迫使行政机构复制在其控制之下的现有信息，但并不要求它制造有关信息或回答公民的问题。事实上，自从实施以来，《信息自由法》已经发展出一整套赢利或非赢利的私人信息机构。和政府机构相比，它们通常能更有效与及时地提供有关信息，形式也更为丰富多采，但一般都不是免费的公共信息。在市场化的条件下，美国行政法的新问题是如何处理保护私人对信息的权利和促进公共信息公开化的关系。
2．信息公开的成本与效益
虽然信息自由法有助于提高政府透明度，它在美国还是受到了激烈争议。赞成者认为它是透明公开的民主社会的象征，反对者则认为它是不惜成本的徒劳之举。尽管每个人都有权从政府那里及时获得信息，但80%的信息要求都来自商业机构或其代理人，只有大约1%的要求来自公益团体。[6] 可以理解的是，商业机构迫切想知道其竞争者向行政机构提交的信息，而他们的一般都会获得满足，但其所支付的费用完全不足以弥补信息搜寻的实际行政费用。
2001年的统计数据表明，健康与人力服务部(HHS)共处理了近62600项信息申请，并为80%以上的申请提供了全部信息。大约12000项申请没有批准，其中绝大部分是记录不存在、当事人撤回了申请或没有负费等原因造成。1600多项申请因实体理由而遭到拒绝，其中最通常的理由是涉及到个人隐私（第六类豁免）。30项拒绝决定在机构内部的上诉中被撤消。HHS一共雇佣了170名雇员和一些临时工处理这些事务，花费高达1300万美元，远高于国会原先的估计，且通过对申请人收费形式收回的费用只有其中大约7%。同年EPA也花费了1200万美元处理仅14300条信息申请，为其中不到70%的申请提供了全部信息，为588项申请提供了部分信息，全部拒绝的申请只有62项。对于EPA来说，拒绝披露的最通常理由是商业秘密（第四类豁免）。司法部主要通过其下属的移民与规划局和监狱管理局，处理了近195000项申请，其中拒绝披露的比例略比其它领域更高。[7]
