除了设一名秘书外，公司还可以根据秘书事务的实际需要设助理秘书或副秘书（代理秘书）。秘书事务量大的公司还可以设多个地位相同的秘书，共同执行秘书事务，称为联名秘书（或共同秘书）。公司设有助理秘书或副秘书的，当秘书出现空缺或因其它任何原因秘书不能履行职责时，均可由助理秘书或副秘书处理任何本应由秘书处理的事务{2}。《香港公司条例》第154（3）条规定：“如秘书职位悬空或因任何其他原因以致没有能够执行事务的秘书，则规定或授权由秘书或向秘书作出的任何事情，均可由助理秘书或副秘书或向任何助理秘书或副秘书作出。如没有能够执行事务的助理秘书或副秘书，则可由董事就一般或特别情况而就此授权的任何高级人员作出，或向任何高级人员作出。”公司设有联名秘书的，依照法律规定他们的职权是共同的，因此，他们必须共同执行事务{3}。例如，签发通知。然而，如果公司有意使联名秘书既能共同执行事务又能对某些事务分别地执行，为确保其行为的有效性，公司章程应作出明确的授权，或记载于董事会任命他们的会议记录中。
《美国模范
公司法》对秘书的任职资格没有作出明确的规定，只是规定这一职务不能被兼任，而《特拉华州
公司法》则规定秘书一职可由他人兼任。[2](p244) 英国1985年
公司法则对秘书的资格作出了明确的规定。该法第283条曾明确规定：每一个公司必须设一名秘书。这一条属于强制性限制性条款{4}。对秘书的基本要求是：（a）公司的独任董事不得兼任秘书{5}；(b) 一个已成为公司独任董事的社团法人不得担任公司秘书；(c) 同样，被禁止作为独立董事的公司，或已成独任董事的社团法人不得再担公司任秘书。“这丝毫不妨碍一个公司成为另一个公司的秘书，并且通常上市公司委任专业商行或公司作为他们的登记注册和股份转让的代理人，从而也就成为它们的秘书。” [3](p748) 此外，1989年的英国公司法第27（1）条也严格禁止任命已担任公司审计员的人兼任公司秘书。在公众公司方面，1985年的
公司法第
286条强制性地将董事的责任规定为：确保秘书是一个能够体察到其有能胜任职务所必须经验的人。必须具备下列条件中的某一项：(1)在1980年12月22日担任秘书、助理秘书或副秘书职务；或（2）在被任命为公司秘书之前的5年中，只少有3年在一家不属于私人公司的公司中担任秘书职务；或（3）是一位担任过公司管理人员，并且表现出担任秘书职务所需要的具有董事般处理事务的能力；或（4）是一名在联合王国任何地区都获承认的大律师、辩护律师、或普通律师；或（5）是7个会计师和秘书专业团体的成员{6}。以上这些资格方面的限制同样适用于私人公司重新登记为公众公司的情形。香港《公司条例》也对公司秘书作出了严格的规定：每间公司须有秘书一名，并可由其中一名董事兼任；公司秘书如属个人，须通常居住于香港；秘书如属法人团体，须在香港设有注册办事处或营业地点{7}。上市公司对秘书的要求较为严格，该秘书须是个人而非法人团体，而且是英国特许秘书及行政人员公会香港分会会员、律师、大律师或专业会计师，联合交易所必须认可秘书在学术及专业资格方面足以履行职责。[4](p179)香港《创业板证券上市规则》5∙09条规定：“发行人的秘书必须具备履行发行人秘书职能所需知识及经验，他必须是：（1）香港公司秘书公会会员，《法律执业者条例》所界定的律师或专业会计师；或（2）因其学术或专业资格或有关经验而具备能力履行上述职能的个别人士。”
