在笔者代理的案件中，相当一部分案件己方提供的证据中，包含了对方的公函，有些是重要证据！
许多公司将发公函视为解决纠纷的途径，其实，如果坐下来面对面的即时的双向的沟通都没办法解决问题的话，冷冰冰的单向的非实时的公函怎么能担负这样的重任呢？正常的业务沟通除外，发公函应有特别的诉讼考虑，如为了诉讼实效的中断，告知对方防止损失的发生或扩大，告知对方债权债务的转移，撤消权的行使等，即发函产生法律上的效果。希望利用发公函来解决纠纷，往往是作茧自缚。
公函之外，公司出具其它文书也要慎之又慎，尤其在可能发生纠纷的时候。公司盖章是一诺千金的事。在以上案例二中，仲裁裁决其实是曲解和引申了公司出具证明的原意，但是，考虑到
劳动法对劳动者的保护倾向，这也是合情合理的。怪就怪公司不该给仲裁留下曲解的机会，当初不出证明，岂不高枕无忧？
四、消灭证据瑕疵
保留证据要注意证据瑕疵的问题。笔者代理的另外两个案件，都是保留证据存在瑕疵导致不利后果的例子。
客户与供应商约定，每月送货，3个月后结算。合作中供应商送货时客户仓管人员签收送货单。3个月后，客户因质量原因终止合作，不再要货，并拒付部分货款。供应商诉至法院。庭上客户对部分送货单的签收不认可，称字迹潦草，不认识该签名。法院要求供应商明确签名人是谁，并证明是对方员工。供应商对签名也不能明确辨认，后至劳动部门调查客户员工名单，被告知外来员工不交保险的无名单备案。供应商无奈，只得接受对方调解方案。
客户某日收到供应商和另一公司的共同发出的通知，要求以后货款付至另一公司的帐号。客户照做，后发生纠纷，供应商起诉称客户未付款。后经鉴定，转付通知为另一公司伪造，现该公司已注销。客户败诉。
以上案例中败诉方败诉的共同原因是保留证据存在瑕疵或缺陷。致使难于被法官支持。
实践中，送货单由客户员工签收是常见的事，目前人员流动性较大，签收后找不到人也很平常，供应商的风险可想而知。规避的办法，一是送货单要求对方盖章；二是签定合同时约定授权哪些人签收，或客户出具授权签收的委托；鉴于客户的强势地位，以上办法可能都比较勉强，第三个办法，就是定期对帐，双方送货、欠款数额定期确认，控制风险；第四个办法，是调查对方的税款抵扣记录或进行证据保全，不过这已是诉讼中涉及的工作了。另外要注意的，就是提高证据意识，重要内容最好写进合同，如付款帐号。极其重要的文件要求对方盖公章并要求法定代表人当面签字，此外，一般人常犯的错误是张冠李戴，没有独立法律主体的概念，经常拿甲的承诺要求乙履行义务，忘了即使甲乙在事实上是一家，在法律上也是不同的主体。
