股东应当具备合理需求。美国证券法发展历程表明，对上市公司实行强制性信息披露是一种更为有效率的做法，而对公司账簿查阅记录则实行相对的限制。这就要求股东在查阅一些文件时要说明存在合理需求。如为确定所持股票之价值；为查明股价下跌、公司利润下降的原因；出于经济利益的考虑而夺取公司控制奴的企图；为保护其本人或其他股东的利益；试图了解重大交易的内情；为核实董事和高级职员在管理公司事务的过程中是否存在不当行为，以决定是否对他们提起诉讼；为正在进行的诉讼，寻求有利于股东的证据，等等。股东可以代表自己也可以代表其他股东的利益行使账簿查阅权。如果某一股东正在对公司提起诉讼，应与其他股东一样享有知情权，可以查阅公司账簿。[4]需要进行限定的是股东的不合理需求，除了法律所禁止的行为和危害社会公共利益的行为之外，主要应该是依据《反不正当法》等法律作出规定，如受雇于公司的竞争对手公司或为了窃取公司的商业秘密。
二、上市公司的义务
公司具有保存账簿的义务。账簿记录查阅制度，从股东角度看是一项权利，从公司角度看是一项义务。只是上市公司无力向成千上万的股东送交会计账簿，所以，有置于固定场所公示的必要。根据法律规定，公司有义务保存好相应的账簿、记录，因为这是股东行使账簿查阅权的基础。美国《示范
公司法》第
16条规定，公司应当永久保存所有股东大会和董事会会议记录和行动记录、一切以股东大会和董事会名义采取的行动记录；符合规定的财务记录；股东名册、公司应当以书面形式将公司设立章程、章程细则、董事会决议、股东大会记录、公司财务报告、公司现任董事和高级职员姓名等置于主要办公地点供公众查阅。有些州的法律要求公司制作或提交随时可用于股东查阅的文件。[5]
公司有证明股东不合理需求的义务。在英美普通法上，股东有查阅公司账簿和各种记录的权利，但这种权利不是绝对的，要求股东在行使账簿记录查阅权时还应当善意行事并出于合理需求。所谓合理需求，是指那些与当事人因其投资者地位享有的各项权益而形成的具有合理联系的要求。然而如何界定合理需求是不容易的。美国和日本对此采取了不同的立法例，即美国的概括式立法例和日本的列举式立法例。根美国的《示范
公司法》第16.02（C ）节的规定， 合理需求必须符合三个要件：股东提出的查阅和复制文件的请求是善意的，是为了合理的目的；公司股东阐明了他查阅和复制这些文件的目的，并且此种目的阐明应当是合理的、具体的；所查阅的记录同他所欲达到的目的具有直接的关系[6]。
